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C’è stato un periodo della mia vita in cui non mi perdevo i film documentari come Microcosmos il popolo dell’erba oppure La marcia dei pinguini. Non proprio dei film di azione, ma il racconto della vita degli insetti e dei pinguini tra amore, vita, lotta e poesia senza parole.

«Dopo aver visto Microcosmos vi sarà difficile calpestare un prato senza guardare» (Maurizio Porro, Corriere della Sera)

Difficile perché questi documentari aiutano a vedere le cose da un’altra – minuscola – prospettiva. Permettono di entrare nell’ottica di voler osservare le cose, partendo dal più piccolo dei tasselli che mai avremmo considerato e scoprendo una potenza infinita.

Ho ripensato a questi due documentari vedendo Enola Holmes 2, il film uscito su Netflix che ha come protagonista la sorella del più noto Sherlock.

Il tassello che viene ripreso in questo film riguarda la fiamma che, seppur piccola, basta per accendere un fuoco.

«It only takes one flame to start a fire.»

Senza raccontarti cosa succede, nel film ci sono personaggi inventati dalla scrittrice Nancy Springer, altri che arrivano dall’universo Holmes di Arthur Conan Doyle e altri ancora che arrivano dal mondo reale.

C’è, infatti, un personaggio che è collegato allo sciopero delle fiammiferaie avvenuto nel 1888 nella fabbrica di fiammiferi Bryant & May. Un fatto storico nato per fermare le terribili condizioni di lavoro e i gravi problemi di salute causati dall’utilizzo di fosforo bianco. È stata la prima azione industriale intrapresa dalle donne per le donne, che ha portato a un miglioramento delle loro condizioni di lavoro.

«Pioniere dell’uguaglianza di genere e dell’equità sul lavoro che hanno lasciato un’eredità duratura nel movimento sindacale.»

lavoro
«Women working in a match factory in London in 1871»

Il fiammifero ha un doppio significato:

  • quello di piccolo tassello che può accendere il fuoco e che si ricollega al coraggio di una sola persona che riesce a creare un gruppo sempre più forte;
  • quello di riuscire a portare la propria fiamma con sé.

I fiammiferi a sfregamento sono stati inventati dal chimico John Walker e la vera innovazione consisteva nel non aver più bisogno di sostanze esterne – come oli o altre soluzioni – per accendersi “a immersione”, ma, appunto, bastava lo sfregamento.

Ogni persona poteva accendere lampade o fuochi con un fiammifero, portando con sé la fiamma (fiammifero: «che porta, dà, o produce fiamma»).

Il senso liberatorio dato da un piccolo tassello era fortissimo.

Ma tutto questo che cosa c’entra con l’organizzazione del nostro modo di lavorare?

Per parlare di qualcosa a me più vicino, il concetto di tassello o di microcosmo è strettamente collegato a diversi fattori.

Nell’ambito della gestione della conoscenza personale, le note e gli appunti funzionano quando si riesce a scomporli fino ad arrivare alla più piccola delle essenze.

Ogni nota è un singolo nodo a cui è possibile fare riferimento, è indipendente e può essere compresa senza ricorrere ad altre note. Porta con sé la fiamma e, anche se piccola, merita di essere osservata nel suo mondo.

Le idee migliori sono una combinazione di tanti minuscoli tasselli, di ciò che ci succede nella vita, di ciò che fa parte del nutrimento della nostra mente. Di ogni filo d’erba del nostro microcosmo.

Manco farlo apposta 😅, ho dedicato molto spazio a questi concetti nel mio libro e ho citato anche la legge di Gall descritta nel libro Systemantics: how systems really work and how they fail, di John Gall:

«Un sistema complesso che funziona è sempre un’evoluzione di un sistema semplice già funzionante. Un sistema complesso progettato da zero non funziona mai e non potrà essere riparato per farlo funzionare. Bisogna ricominciare da capo da un sistema semplice che funziona».

Ecco che torna il nostro microcosmo fatto di tanti tasselli semplici che ci aiutano a gestire le cose complesse del nostro lavoro.

Si tratta di ridurre certe cose ai minimi termini e, per capire che cosa intendo, immaginate di avere un’agenda davanti a voi, digitale o cartacea poco importa.

La vostra giornata è già divisa in minimi termini, ovvero blocchi di ore da riempire con le attività da svolgere.

È chiaro che un progetto intero (un obiettivo, un traguardo…), preso nel suo complesso, non potrà mai stare dentro a uno dei blocchi dell’agenda.

Da qui la necessità di scomporre le attività – non solo il tempo – affinché ci siano compiti ragionevoli per ogni blocco di tempo ragionevole.

Questa cosa l’avrete già sentita: per portare a termine un progetto, dividetelo in tanti piccoli passaggi.

Ci sono diversi motivi che rendono questa operazione concreta, ma lo dobbiamo fare anche per superare la difficoltà che riscontriamo cercando di stimare il tempo necessario per portare a termine le attività. In fondo, se fosse così semplice stimare le tempistiche, non ci sarebbero tutti questi ritardi…

Se prendiamo un progetto intero e cerchiamo di stimare i giorni o le settimane necessari per finirlo, cerchiamo di attribuire il tempo sottostimandolo aumentando la probabilità di sbagliare.

La riduzione ai minimi termini ci viene in aiuto e, quindi, non stimiamo il progetto, ma ogni piccola attività. Prima segmentiamo e poi stimiamo.

Il tempo che attribuiamo ad attività brevi è di solito sovrastimato (assegniamo più tempo del necessario ad attività piccole). Cosa che non avviene con il progetto nel suo insieme perché pensiamo che serva meno tempo del previsto.

Per semplificare: le attività brevi sono sopravvalutate e le attività più lunghe sono sottovalutate.

Questo avviene anche per via dei ripetuti arrotondamenti che si fanno con un elenco di attività brevi:

«Se un individuo deve svolgere una macroattività che ha quattro sottoattività e se ciascuna sottoattività richiede effettivamente circa 4 minuti per essere completata, è probabile che l’arrotondamento porti l’individuo ad allocare 5 minuti a ciascuna sottoattività, fornendo un’allocazione di tempo totale di 20 minuti.»

Con una sovrastima considerevole.

L’approccio alla riduzione riguarda anche la posta elettronica in termini di utilizzo (segmentare il controllo delle email) e di divisione delle aree (un account, un’etichetta, una cartella, un colore per ogni progetto).

Anche con la delega funziona allo stesso modo con la segmentazione dei compiti che aiuterà a definire meglio chi fa cosa. È più semplice delegare i minimi termini (attività precise) piuttosto che grandi insiemi.

Prendiamoci del tempo per osservare il nostro microcosmo perché, con buona probabilità, abbiamo già i tasselli necessari che ci permettono di portare la nostra fiamma con noi.

Dobbiamo imparare l’arte di distillare, spremere e infondere l’essenza di qualche cosa. Goccia a goccia.

Ci serve solo un alambicco per i nostri pensieri.

«Se hai un posto sacro e lo usi, alla fine accadrà qualcosa.» (Austin Kleon)