Debora | 10 marzo 2018 | organizzazione

Aumenta la produttività e abbassa lo stress – Make Your Life Easier

Come fare in modo di non trascurare gli aspetti banali del lavoro e della vita

Mi capita spesso di leggere commenti o post di persone disorganizzate, che sanno di esserlo e che non riescono a trovare un modo per semplificarsi la vita.

C’è chi rimanda, chi è confusionario, chi si dimentica… Magari riuscendo a fare cose complicatissime o trattando argomenti molto difficili o delicati, però…

Ogni volta che si devono preparare per un appuntamento, un evento, una scadenza non riescono a prepararsi per tempo, tralasciano alcuni aspetti, non rispondono alle comunicazioni e, alla fine, la qualità ne risente.

La qualità del lavoro, ma anche la qualità della vita.

Ci tenevo a informare che ogni volta che un imprenditore o un professionista è troppo approssimativo e trascura certe cose, anche banali, una (o un) assistente virtuale si sente male 🙂

Riporto una cosa che ho trovato molto utile e che ho già pubblicato su Facebook (a proposito, migliora la tua organizzazione seguendo la mia pagina!), si tratta dello “strumento degli strumenti” come viene definito da Timothy Gallwey nel libro The Inner Game of Work.

È il segnale di STOP:

– Step back (fai un passo indietro)
– Think (pensa)
– Organise (organizza)
– Proceed (procedi)

Penso sia un processo fondamentale da seguire in tutti gli aspetti della vita e in particolare nel lavoro.

Oggi voglio concentrarmi sul terzo punto: organizzare, in particolare, gli aspetti banali. Quelle cose che sanno tutti, ma che nessuno considera. Come il fatto di bere tanta acqua, tutti sappiamo quanto sia importante, pensandoci però quanta acqua bevi al giorno?

Passiamo a qualcosa di più pratico

Se vuoi migliorare la tua produttività o abbattere il livello di stress, questi semplici consigli faranno la differenza. Banali? Certo! Ma da oggi ci sforzeremo di seguire la banalità che è la cosa più difficile.

Partiamo dal tempo: come puoi risparmiare tempo nelle attività che svolgi?

Se prima abbiamo visto lo “strumento degli strumenti”, adesso passiamo alla “regola delle regole”:

Spendere del tempo iniziale per ottenere vantaggi sul lungo periodo

Fai in modo che tutti i tuoi documenti siano organizzati per darti le informazioni che ti servono nel minor tempo possibile.

Raccogli in una cartella, in Google Drive o dove sei più comodo una serie di informazioni pronte da copiare e incollare all’occorrenza. Link che cerchi più spesso, formule di Excel che non ricordi mai ma che ti servono sempre, elenco di attività ripetitive, elenco di hashtag…

Il segreto del lavorare ottimizzati si trova in checklist, processi, automazioni e delega.

Prepara e salva le risposte predefinite per domande che si ripetono nel corso del tempo, risposte a dubbi noti o procedure già avviate. In questo modo si risparmia molto tempo sia via email che sui social.

Stessa cosa per impaginare o usare gli stessi stili nei documenti. Realizza dei template o salva degli stili predefiniti a seconda del programma che utilizzi.

Conserva i loghi in diversi formati, firme digitali, foto che possono servirti.

Blocca il tempo per fare una sola cosa alla volta

In base alla complessità dell’attività da svolgere, fissa un arco di tempo preciso in cui deve esistere solo quel compito.

C’è chi si trova bene con la tecnica del pomodoro o comunque con un timer. Qualcosa che ti permetta di non pensare al tempo fino a quando non senti l’avviso.

Testa bassa e concentrazione per un’unica cosa. Chiudi i programmi che non servono e i mille tab del browser che hai aperto con il pensiero che un giorno potrebbero servirti. Non ti preoccupare per l’ansia da “se perdo qualche informazione” perché tanto la perderai comunque affidandoti solo al browser.

L’abbiamo già visto tra i gli errori da evitare per non incasinarti la giornata, ma è sempre meglio ripeterlo. Ferma le notifiche sia dal cellulare che dal computer e riserva per il controllo delle comunicazioni degli slot fissi di tempo.

Per quanto tu possa essere impegnato, non trascurare le pause, sono fondamentali per lavorare meglio e per risparmiare tempo perché avrai più energie e sarai più veloce.

Abbiamo visto la base di partenza per risparmiare tempo ed essere più produttivo.

E per lo stress invece?

Diversifica i campi di interesse

Non può esserci solo il lavoro. Se oltre agli affetti gestisci solo il lavoro, non riuscirai a vedere e valutare al meglio le diverse situazioni. Sarai come in un tunnel piuttosto che godere di un panorama magnifico con più elementi.

Fai qualcosa di diverso, non necessariamente per guadagnare, anche se sicuramente ci guadagnerai in salute. Hobby, sport, biblioteca, crea una routine quotidiana anche di mezz’ora che diversifichi i tuoi pensieri, che ti faccia cambiare i contesti e che ti permetta di vedere le cose da diversi punti di vista.

Se per tutto il giorno hai davanti agli occhi gli stessi problemi e gli stessi pensieri, non vedrai più nulla.

La capacità di risolvere problemi o, meglio ancora, anticiparli è dovuta a mio parere proprio ai diversi elementi che compongono le nostre vite.

Più stimoli, più esperienze, più idee, più attività.

Come inserisci e programmi gli appuntamenti di lavoro, è importante farlo anche per tutto il resto.

Crea delle routine che ti facciano stare bene, per coccolarti e abbassare il livello di stress.

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Autore: Debora Montoli – Libero la tua agenda da attività ripetitive lavorando da remoto come Assistente Virtuale.