Alcuni consigli per realizzare un preventivo chiaro, trasparente e completo.
Qual è il modo migliore per fare un preventivo?
Per prima cosa non puoi prendere in considerazione solo i prezzi, non è sufficiente essere competitivi, è necessario capire come presentare quello che stai per offrire al tuo cliente o potenziale cliente. È il modo in cui si fanno le cose a fare la differenza e limitarti ad abbassare i prezzi può essere dannoso, rischi infatti di dare un’immagine errata di quello che fai, svilendo il prodotto o servizio offerto, letteralmente svendendo il tuo lavoro.
È di fondamentale importanza prendere in considerazione il destinatario del preventivo chiedendoti cosa si aspetta di trovare. Includi tutti i punti richiesti dal cliente soprattutto per fargli capire che lo hai ascoltato e che sei perfettamente in grado di portare a termine quanto richiesto nei tempi e modi desiderati.
“Una proposta commerciale è un collegamento tra te e il cliente”
Il preventivo deve trasmettere sicurezza, sincerità e professionalità, al contrario tutti gli sforzi fatti per pubblicizzare ciò che fai, farti conoscere, raccogliere richieste non saranno serviti a niente. Evita parole che possano far nascere dei dubbi, quindi nessuna ipotesi o probabilità, devi dare certezze e conferme piuttosto che creare insicurezze.
Il preventivo deve dare fiducia facendo capire che accettandolo si avranno i risultati richiesti.
“Non avere paura della concorrenza, devi essere sicuro di ciò che fai e devi offrire qualità”
Punta sulla semplicità, inserisci delle descrizioni essenziali senza perderti in parti di testo lunghe e laboriose. Il tutto deve essere chiaro e trasparente, difficilmente troverai persone che tendono a comprare qualcosa che non capiscono.
Togli le parti che non servono, soprattutto se non richieste, riporta esclusivamente quello che serve a soddisfare i bisogni del cliente. Maggiori informazioni su quello che fai devono essere riportate in altri canali, non nel preventivo. A seconda del tipo di lavoro di cui ti occupi, è possibile allegare al preventivo una presentazione più dettagliata, lasciando la parte con i prezzi più schematica.
Non usare parole troppo tecniche o sigle incomprensibili a chi non è del settore se non strettamente necessario. Inserisci piuttosto le parole che ha usato il cliente.
Ogni blocco deve essere curato e posizionato correttamente. Se hai delle immagini relative al prodotto o servizio offerto inseriscile direttamente nel preventivo, le foto hanno un miglior riscontro e richiamano di più l’attenzione. Non dimenticarti delle giuste spaziature per rendere più chiari i vari elementi, soprattutto se l’invio del preventivo è fatto online. Utilizza grassetti per evidenziare i termini più importanti e ricorri a font leggibili e professionali.
Il preventivo non deve spaventare il cliente, non deve passare come una richiesta di ricevere dei soldi e basta. Devi essere convincente e dare sicurezza.
Invece di un unico prezzo, puoi fare un preventivo a tre prezzi collegati a tre tipi di lavori diversi. Uno base, uno medio e uno più completo. Il cliente potrà così valutare tre servizi o forniture differenti e scegliere in base al budget e alle esigenze.
Non sottovalutare le tempistiche di risposta. Dovrai essere veloce e preciso nel consegnare il preventivo. Non far sì che chi ti ha contattato perda l’interesse dimostrato facendolo aspettare troppo per avere l’offerta. Ricorda che il potenziale cliente sarà andato anche dalla concorrenza, quindi le tempistiche sono fondamentali. Non essere pigro. Cura ogni parte della mail che invierai, dall’oggetto all’allegato, cura forma e contenuto.
Rispondi a tutte le richieste, anche alle semplici domande perché non sai a cosa potranno portare in seguito. Non pensare di perdere tempo, ogni passaggio è utile a costruire e rafforzare la tua credibilità e professionalità.
Periodicamente analizza la situazione, quello che accade e cosa potrai fare per migliorarti.
- Quante richieste di preventivi ricevi?
- In che modo?
- Attraverso quali canali?
- In che periodo dell’anno ricevi maggiori richieste?
- Quanti preventivi sono stati accettati?
- Che riscontri hai avuto?
- Cosa puoi fare per avere più conferme?
- Stai andando bene?
Anche qui, la pigrizia può essere un nemico soprattutto quando ti senti giù di morale e non ti va di occuparti di determinate attività noiose pensando che non servano niente. Non lasciare niente al caso, sforzati di seguire ogni passaggio di tutto il processo di vendita. Aiutati stilando una pianificazione settimanale delle attività da portare a termine per non perderti dei passaggi fondamentali.
Quali elementi ci devono essere nel preventivo?
- data del preventivo
- dati completi delle parti
- numerazione: per identificare meglio la proposta commerciale
- validità del preventivo: stabilisci una scadenza, eventualmente puoi offrire una scontistica per conferme arrivate entro un certo arco di tempo
- breve descrizione dell’attività prevista
- elenco dei prezzi dei singoli prodotti o servizi riportando alla fine il totale
- eventuali costi extra (es.: spese di viaggio)
- indicazione su iva, ritenuta d’acconto, ecc.
- tempi di consegna
- condizioni particolari: necessarie allo svolgimento del lavoro (fornitura materiale, ecc.)
- modalità di pagamento riportando anche eventuali anticipi
- eventuali note aggiuntive
- spazio per le firme
Usa la carta intestata che deve far parte dell’immagine coordinata della tua società, se non ce l’hai ancora è il momento di farla. È più comodo realizzare un modello da usare come base per non dover partire tutte le volte da zero.
Cura forma e contenuti, non cambiare spesso immagine per non dare una sensazione di instabilità. In tutto quello che fai punta alla qualità.