Come migliorare la comunicazione nel lavoro

Avere capacità comunicative efficaci è la chiave per riuscire nel lavoro.

Comunicare bene con collaboratori e clienti aiuta a eliminare le incomprensioni, aumenta la motivazione e migliora la qualità del lavoro svolto.

Trascurare questo aspetto crea ostacoli o incomprensioni e anche la condivisione di idee e la produttività ne risentono.

I malintesi sul lavoro causano perdite di tempo, peggiorano i rapporti tra le persone coinvolte e portano a organizzare riunioni infinite.

Spendiamo molto tempo a studiare processi, soluzioni, a cercare strumenti per essere più produttivi, ma spesso trascuriamo le basi che potrebbero semplificare notevolmente la vita professionale.

Fondamentale diventa la chiarezza in tutte le interazioni, la semplicità soprattutto nel linguaggio scritto visto che nell’arco di una giornata passiamo molto tempo a scrivere messaggi, email, post, ecc.

Il messaggio scritto deve far passare alle persone quella che è la tua intenzione e il tuo tono.

Anche se lavoro per conto mio, capita sempre più spesso che si formino dei team di persone per collaborare con lo stesso cliente, non nello stesso ufficio ma ognuno da un posto diverso da remoto. E gli aspetti legati a una corretta comunicazione non sono tanto diversi rispetto a quando lavoravo in ufficio. Anzi, online l’attenzione riservata alle comunicazioni scritte, telefoniche o via chat deve essere più alta e più curata.

Vediamo alcuni consigli per non rovinare i rapporti lavorativi e comunicare meglio con le altre persone.

Scrivere pensando a chi dovrà leggere

1. Il testo va strutturato in testa prima di essere scritto. Se non hai bene in mente il messaggio che vuoi trasmettere sarà molto complicato riportarlo chiaramente all’altra persona lasciando al destinatario l’intera responsabilità della comprensione.

Mi capita di rispondere velocemente e solo dopo aver inviato mi accorgo che avrei potuto fare diversamente. Meglio prendersi del tempo in più e scrivere con la calma necessaria per ottenere un valido risultato ed essere più chiari.

2. Quando scrivi una email, definisci tutto e non lasciare niente all’interpretazione personale. Evita ambiguità o fraintendimenti. Non esagerare con il numero di parole per ogni frase perché troppo parole possono generare troppa confusione.

3. Cerca di mettere una sola richiesta per ogni messaggio. Ti sarà capitato di mandare delle comunicazioni con una serie di domande e di ricevere risposte solo a una parte dei punti indicati.

4. Pensa alle persone. Ti rivolgi a chi va sempre di fretta, chi legge dal cellulare, chi ha molta esperienza oppure a chi è un principiante? Hai confidenza o non vi conoscete affatto? Tenere conto di queste variabili aiuta a personalizzare il messaggio e a fare in modo che sia efficace.

5. Rileggi sempre e verifica la chiarezza. Soprattutto se devi riportare un fatto, un resoconto, una problematica, o qualunque cosa che richieda maggiori dettagli e spiegazioni, non limitarti a scrivere quello che ti passa per la mente come sfogo. Rileggi più volte ed elimina il superfluo. A volte per tentare di dare un’immagine di professionalità, ricerchiamo parole esagerate o frasi composte e contorte.

6. Scegli le parole con attenzione. Le parole hanno un potere enorme, quello di escludere, confondere, convincere. Diventa consapevole delle parole e cerca di usarle per costruire ponti e connessioni con le altre persone.

7. Non abusare di acronimi. Non puoi sapere il livello di comprensione di tutti, quindi molto meglio cercare di eliminare in partenza eventuali difficoltà che possano rallentare la comprensione del messaggio. Non dare niente per scontato.

Lasciati aiutare dalla posta elettronica

1. Stabilisci una routine, come ad esempio un arco temporale preciso per controllare, eliminare, inoltrare e archiviare le email ricevute.

2. Usa con cura e non a caso i campi del destinatario (“to”) e del copia conoscenza (“cc”) per non scatenare troppe comunicazioni che non servono. Sembra scontato, ma vedendo le mail che girano, si crea molta confusione lasciando tutti i destinatari nel campo principale.

3. Rispondi alle comunicazioni, anche solo per presa visione, non è necessario scrivere un testo lunghissimo, basta un “grazie, ho ricevuto…”.

Fai quello che dici di voler fare

Di persona o online non fa differenza, portare a termine quello che è stato definito è fondamentale per mantenere rapporti di lavoro basati sulla fiducia. E se per diversi motivi ci dovesse essere qualche problema, non fare l’errore di non avvisare. Basta una email o una telefonata per avvertire chi sta aspettando qualcosa da te.

Essere puntuali, anche online

Il rispetto del tempo altrui fa parte delle basi e rispettare un orario stabilito è importante per mantenere una collaborazione sana con gli altri.

Capita spesso che all’inizio di una riunione si debbano aspettare persone che sono al telefono, persone collegate da remoto che hanno fatto i test di connessione un minuto prima dell’orario, altre che devono rispondere alle mail, ecc.

Al posto di partire con una sana comunicazione, si parte solo un gran bel nervoso.

Non essere vago

Definisci i termini di ogni attività, scadenze, passi da svolgere, passa le informazioni e fai in modo che in qualunque momento si sappia a che punto si è e quali saranno le prossime mosse.

Resta allineato con il team

Coordinati con gli strumenti, imposta gli stessi processi e fai in modo che le varie procedure o regole siano messe per iscritto e che siano facilmente reperibili per evitare malintesi a distanza di tempo (“ma io pensavo…”, “ma io ho sempre fatto così…”).

Il flusso di lavoro deve portare dei miglioramenti nelle comunicazioni, non causare problemi.

Motiva le tue richieste

Se stai chiedendo qualcosa a un membro del team o al cliente, motiva sempre il perché lo stai facendo. Aumenterai la comprensione e farai in modo che le persone entrino più in sintonia con te sapendo esattamente il perché devono fare una determinata cosa.

Ringrazia

La qualità di una buona comunicazione non finisce nel momento in cui lo scambio di messaggi è finito.

È un errore che faccio spesso anch’io, soprattutto con chi ho più confidenza, non ringrazio a sufficienza chi ha fatto qualcosa di carino nei miei confronti o di chi ha speso del tempo per me.

Eppure basterebbe così poco.

Un messaggio di ringraziamento mostra l’apprezzamento verso quanto è stato fatto. Ogni volta che qualcuno fa qualcosa di speciale per te, è bello manifestarlo.

In occasioni particolari, trovo che sia una buona idea inviare un biglietto cartaceo scritto a mano e spedito con la posta tradizionale.

Quando è stata l’ultima volta che hai usato busta e francobollo? Anni fa aspettavo sempre le cartoline nei periodi di feste e vacanze, c’era l’attesa del postino e l’immancabile collezione di ricordi nella scatola magica. Adesso invece nella casella della posta ci sono solo rotture di scatole.

Se volessi stupire o meravigliare un cliente, un collaboratore, una persona che ha pensato a te, prendi un semplice biglietto, scrivi due righe e spedisci. Effetto stupore garantito.

Sicurezza nella comunicazione

Se quando comunichi con clienti o collaboratori sei il primo a essere insicuro o incerto, non aspettarti che il tuo messaggio sia efficace.

L’importanza dei feedback

Incoraggia sempre le persone a darti dei feedback, dei riscontri o delle opinioni in merito a una proposta, a un argomento di discussione o a un prodotto utilizzato.

Regola d’oro della vita

Ascoltare prima di parlare.

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Autore: Debora Montoli – Libero la tua agenda da attività ripetitive lavorando da remoto come Assistente Virtuale.