Debora | 5 maggio 2018 | organizzazione

Come organizzare file e cartelle del tuo computer

Elimina il disordine e sfrutta il “minimalismo digitale”

Hai perso il controllo delle cartelle e dei file salvati sul tuo computer? Hai un atteggiamento simile a “inizio a salvare tutto, poi organizzo”, ma quel “poi” non arriva mai?

Mantenere, anche virtualmente, un certo ordine aiuta la produttività, fa risparmiare tempo e abbassa lo stress. Proprio come avviene con la scrivania e il resto dell’ambiente di lavoro.

L’impatto è molto importante, se hai il desktop o le cartelle piene di file di cui non ricordi la provenienza, con nomi generici e che devi necessariamente aprire per riconoscerli, è il momento di riservare del tempo all’organizzazione. La gestione del computer ha un ruolo importante per la tua produttività.

Obiettivi

1. Ritrovare facilmente quello che serve.

2. Non sprecare energie mentali per capire dove sono le cose e farsi prendere dall’ansia non trovando niente.

3. Non pensare più alla logica di archiviazione perché già definita.

4. Non rischiare di buttare quello che serve e mantenere cose inutili.

5. Tenere sotto controllo lo spazio del disco senza rallentare le performance del computer. Ogni elemento occupa memoria che il tuo dispositivo potrebbe utilizzare meglio altrove.

Non sai da dove partire?

Quando scegli un metodo, come prima cosa devi pensare al tipo di attività che svolgi e a come solitamente cerchi le informazioni.

1. Svolgi compiti che si chiudono in breve tempo o più a lungo termine?
2. Hai molte attività ripetitive?
3. Quanti clienti gestisci nello stesso arco di tempo?

Le soluzioni sono tantissime e si devono adattare al tuo modo di fare e di lavorare.
Se ti servono dei suggerimenti, eccone alcuni per iniziare:

1. Crea temporaneamente un’unica cartella dove raccogliere tutti i file che non hanno una casa e sono abbandonati sul desktop, per poi passare allo studio e alla creazione delle gerarchie di cartelle. Prima regola: non salvare più niente sul desktop.

L’obiettivo è quello di sapere in anticipo dove mettere i file avendo definito in precedenza una logica.

Avendo dei passaggi definiti da seguire, crei una routine che ti aiuta e ti invoglia a mantenere il desktop in ordine. Quando ti capiterà di salvare per forza di cose dei file sul desktop, ti sembreranno fuori posto e vorrai spostarli con più facilità. Al contrario, partendo da un desktop disorganizzato, non ti interesserà mettere a posto le nuove icone aggiungendo così disordine al disordine.

Desktop ordinato >> icone fuori posto >> voglia di sistemarle per mantenere il desktop ordinato.

2. Aiutati con le mappe mentali per creare la gerarchia della cartelle e avere a livello visivo l’organizzazione delle informazioni.

3. Non creare troppe cartelle, soprattutto per quanto riguarda quelle principali. La maggior parte dei file e dei documenti possono adattarsi a qualche cartella già esistente (ecco come torna utile avere fatto una mappatura iniziale).

Obiettivo principale: partire con il minor numero possibile di cartelle come ad esempio:
Progetti aperti – Amministrazione – Template – Temp – Da archiviare

Non inserirne più di 5/6. Potresti anche decidere di tenere solo due cartelle principali come “In lavorazione” o “Da archiviare” per poi studiare bene le sottocartelle. O ancora “Business” e “Personale”.

4. Assegna dei nomi efficaci a file e cartelle. Obiettivo: facili da trovare.

Per decidere il come, prova ad immaginare quando avrai bisogno di qualcosa in futuro e quali parole potresti usare per la ricerca. Usa la probabile parola chiave nel nome insieme all’eventuale data se può esserti utile. Ad esempio, per salvare e ritrovare le fatture di un fornitore, potresti usare il sistema di mettere data+nome fornitore+tipo documento: 20180504-nomefornitore-fattura.

5. Prepara una cartella “Template”. Ci sono file che usi spesso cambiando solo pochi elementi, pdf simili, allegati che si ripetono. In questa cartella puoi salvare i file da usare come base per non dover ogni volta andare a ripescare un documento precedente perdendo solo tempo. Prendi il modello che ti serve, lo personalizzi e lo salvi. In questa cartella potresti creare anche la sezione “brand” dove tenere loghi, cover, immagini istituzionali, presentazioni e tutto quello che ti può servire e che è ripetitivo.

6. Preparara una gerarchia di cartelle da copiare/incollare dove serve per mantenere la stessa organizzazione. Come se fosse un modello organizzativo.

7. Scrivi delle procedure o delle checklist da seguire. Anche a distanza di tempo, saprai che logica seguire per non perdere di vista l’organizzazione delle informazioni.

8. Assegna dei tag ai file per facilitare la ricerca. 

organizza i file e le cartelle

9. Automatizza delle operazioni con Zapier. Potresti decidere di salvare automaticamente gli allegati che ricevi in Gmail in Google Drive. Questa automazione può funzionare su tutti gli allegati oppure solo per le email che hanno una determinata etichetta.

10. Pianifica una pulizia settimanale.

Scegli uno sfondo pulito per aumentare la produttività

La scelta di uno sfondo può sembrare una cosa banale, ma è pur sempre un’immagine che può avere un impatto sulla produttività. A mio avviso, più che “spettacolare”, deve essere qualcosa che non ti distragga.

Ti sarà capitato di chiudere gli occhi per cercare di ricordare meglio qualcosa. Questo perché stai cercando di bloccare un eccesso di informazioni visive in modo da poterti concentrare su altro. Se il tuo sfondo è troppo invadente, può avere lo stesso effetto dannoso, distrarti causando uno spreco di energie.

Il minimalismo digitale passa anche dagli sfondi.
Ecco delle risorse per cercare degli sfondi che siano belli, ma senza troppi elementi di distrazione:

100 awesome minimalist wallpapers
Simple Desktops

Qualunque immagine tu scelga, assicurati che sia semplice e piacevole per gli occhi, perché tutti i tuoi sforzi di concentrazione e focalizzazione saranno meno efficaci se lo sfondo ti distrae eccessivamente.

Elimina quello che non serve

Deve essere un’azione intenzionale, il rischio è quello di farsi prendere dallo sconforto e iniziare ad eliminare file in massa senza ricordarsi l’origine.

Devi avere il controllo dei tuoi file per risparmiare tempo e frustrazione.

Se davvero non riesci ad eliminare qualcosa, archivia il maggior numero possibile di file e cartelle spostandoli su un disco esterno o usando uno strumento di archiviazione online.

Elimina i file doppi

Ti è mai capitato di scaricare lo stesso allegato ricevuto tramite email più di una volta salvandolo in posti diversi?

Trucco: per non scaricare gli stessi allegati più di una volta, potresti creare e assegnare un’etichetta ad ogni email che hai già gestito. Ad esempio, in Gmail io uso delle etichette per segnare le tipologie di messaggio come “in attesa di risposta”, “allegati già gestiti”, “risolto”, “da svolgere”, ecc. L’ideale sarebbe gestire e spostare ogni email in una specifica cartella, ma so che non lo fai e quindi il sistema delle etichette potrebbe esserti utile per avere sotto controllo le comunicazioni e scaricare solo una volta gli allegati.

Cambia le impostazioni predefinite che salvano ogni cosa sul desktop

Se tratti il desktop del tuo computer come un buco nero in cui finisce di tutto, può esserti utile cambiare le impostazioni predefinite del sistema.

Ad esempio, io ho cambiato tutte le impostazioni di salvataggio degli screenshot e dei file scaricati tramite browser.

1. Cambia il posto in cui vengono salvati gli screenshot

Se hai un Mac, puoi cambiare la destinazione predefinita del salvataggio degli screenshot in questo modo:
– individua una cartella adatta (oppure creane una), ad esempio la cartella Downloads
– apri l’applicazione Terminale
– esegui il comando
defaults write com.apple.screencapture location ~/Downloads
premere invio ed eseguire un altro comando di conferma
killall SystemUIServer

Questi i comandi da Mac per fare gli screenshot:
Mela + Shift + 3 per stampare tutta la schermata
Mela + Shift + 4 per stampare una porzione schermata
Mela + Shift + 4 e subito dopo barra spaziatrice per scattare una istantanea di una finestra senza dover definire la sua area con il cursore.

Se non hai la necessità di salvare lo screenshot, puoi copiare l’immagine negli appunti per poi incollarla dove ti serve senza così creare file inutili. Per farlo, basta aggiungere alle combinazioni precedenti il tasto Control.

Se hai Windows, è sufficiente premere contemporaneamente i tasti Windows e Stamp (o Print) per salvare l’immagine nella cartella Screenshot all’interno della Raccolta Immagini.
Per cambiare il percorso di destinazione, puoi fare clic con il tasto destro del mouse sulla cartella Screenshots >> Proprietà >> scheda Percorso >> Sposta ed indica la nuova cartella.

2. Cambia le impostazioni di default dei browser
Se non già impostato, è possibile fare in modo che per ogni download venga richiesta la cartella di destinazione invece di salvare automaticamente il file in una cartella predefinita.
In questo modo hai il totale controllo sull’organizzazione dei file scaricati.

Firefox
Andare in “Preferences” >> nella scheda General scendere fino alla sezione Downloads e scegliere “Always ask you where to save files” (se non già impostato).

Chrome
Andare in Settings >> vai in fondo alla pagina e clicca “Show advanced settings” >> vai alla sezione Downloads e imposta “Ask where to save each file before downloading”.

Strumenti utili

Findo è un motore di ricerca personale che permette di trovare i file salvati nel computer locale, ma anche i documenti sparsi in servizi esterni come Google Drive e Dropbox.
Basta collegare i servizi che usi e Findo indicizza tutti i file presenti. Finita questa parte, puoi fare delle ricerche identificando velocemente i file e dove si trovano.
Non analizza solo i titoli, ma anche le parole chiave contenute nel corpo del documento.

Listary (per Windows). Simile a Findo, Listary trova all’interno del computer (e non solo) tutto ciò che serve.

Process Street è il task manager che ti permette di gestire checklist e attività ricorrenti in modo semplice e veloce. Utile per creare processi da seguire che riguardano le logiche di organizzazione o le attività che si ripetono in modo simile nel tempo e che coinvolgono più persone.

Per le mappe mentali ti suggerisco:

SimpleMind
XMind

Con una buona strategia organizzativa, delle routine e alcune automazioni, non dovresti avere problemi a mantenere il tuo computer in ordine.
Per quanto ti è possibile, cerca di prevenire il disordine. Purtroppo non ti accorgi di aver perso il controllo organizzativo fino a quando non trovi un documento importante che ti serve.

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Autore: Debora Montoli – Libero la tua agenda da attività ripetitive lavorando da remoto come Assistente Virtuale.