Come organizzare lo spazio di lavoro, anche se sei nerd

Da brava quasi-nerd ho seguito la serie TV, ormai datata, The IT Crowd.

Prodotta in Inghilterra a partire dal 2006, è ambientata negli uffici di una società di Londra e racconta, con un tono divertente, le vicende del team del reparto IT.

Se hai lavorato in aziende strutturate, ritroverai tantissime situazioni molto comuni come la celebre frase detta per qualsiasi problema tecnico:

“Ha provato a spegnere e riaccendere?”

Moss e Roy sono due informatici o, come direbbe il loro titolare Denholm Reynholm, sono due “comunissimi nerd” che lavorano insieme a Jen, appena assunta come responsabile del reparto IT.

Prendo spunto da questa serie perché il piccolo team lavora in un seminterrato poco accogliente, sporco e decisamente disordinato. Un luogo che non ha niente a che fare con gli altri reparti della società, più curati e ben tenuti.

Ogni volta che vengono inquadrate le loro scrivanie e l’ambiente in generale, mi sento male 🙂

 

Non sono una maniaca dell’ordine e l’ambiente in cui vivo e lavoro non è esageratamente minimal né organizzato in ogni millimetro, ma senza dubbio il contesto in cui mi trovo influenza il mio umore e, da un punto di vista lavorativo, influenza il mio rendimento.

Anche l’eccessivo ordine mi fa stare male, ma quando non ne posso più dell’altro eccesso legato al disordine che avanza, dico sempre che “mi manca l’aria” proprio perché il primo effetto che provo è la sensazione di soffocamento. Anzi, per stare in tema con il clima milanese a me vicino, direi che mi si annebbia la mente.

Prima di iniziare il lavoro, l’atto di riordinare è bellissimo. Togliere i vari oggetti dalla scrivania, pulire il piano e rimettere tutto a posto mi dà sempre una grande carica e voglia di fare.

Cosa che non posso dire guardando le scrivanie di Moss e Roy!

Proprio oggi su Telegram ho ripreso alcuni post pubblicati negli ultimi due anni e che ho fatto con l’intento di condividere spunti e idee per migliorare lo spazio di lavoro, a mio parere un piccolo mondo che va protetto sia che si tratti di una zona di casa sia dell’ufficio.

Vediamo cosa possiamo fare per non finire come Moss e Roy (simpatici eh! ma non condividerei mai la scrivania con loro…)

Spesso il piano di lavoro è usato come un magazzino, ma in realtà deve essere trattato come uno spazio di azione. Gli oggetti che non servono in un momento specifico devono essere collocati altrove, devono avere una loro casa.

Uno spazio sgombro, anche piccolo, fa bene agli occhi.

Il punto di partenza consiste nell’osservare i requisiti minimi (gli elementi e il flusso) concentrandosi sulla creazione di uno spazio di lavoro in grado di soddisfare questi due aspetti.

La domanda da porsi è questa: “cosa serve per lavorare e cosa è essenziale per mantenere il flusso di lavoro?”

Attenzione perché le esigenze che si pensa di avere potrebbero non corrispondere all’essenziale, ma solo alle abitudini trascinate e mai cambiate.

Il punto è riuscire a capire cosa dovrebbe essere modificato per rispettare le esigenze e ogni elemento che viene scelto deve rispondere a due concetti principali:

• deve portare valore allo spazio di azione
• deve avere uno scopo

Detto questo, le aree più vicine che possiamo rivedere sono sostanzialmente queste:

• l’area di lavoro (scrivania, sedia, cassettiere…)
• lo spazio verticale
• gli accessori

L’area di lavoro

Per organizzare la scrivania, si trovano in commercio dei portaoggetti compatti che, se uniti, formano dei piccoli blocchi ordinati.

Altre idee possono arrivare da Pinterest e, infatti, cercando termini come “desk organizer” si trovano infinite soluzioni. Stessa cosa per Instagram seguendo alcuni hashtag come #deskorganizer o #deskorganization.

Per avere una panoramica di scrivanie, sedie, cuscini in gel o qualunque altro accessorio utile per lavorare meglio, Louis Cheslaw ha pubblicato un articolo con 46 oggetti.

Anche per le sedie c’è l’imbarazzo della scelta, dai modelli da gaming (poltrone studiate per le persone appassionate di videogames che passano molto tempo sedute) alle sedie posturali ed ergonomiche con o senza schienale.

Sempre in tema sedie, guarda questo progetto che si trasforma in tante posizioni diverse.

Cambiare posizione aiuta tantissimo e, per chi lavora tutto il giorno davanti a un computer, può essere utile riuscire a farlo anche restando in piedi. Per portare gli strumenti all’altezza giusta, esistono dei rialzi da appoggiare sulla scrivania oppure dei tavoli che si regolano in altezza. Per fare un esempio, Ikea ha ideato BEKANT, la linea di scrivanie regolabili in altezza.

E anche le cassettiere possono essere organizzate meglio. A seconda della grandezza e del tipo di oggetti da riporre, è possibile suddividere lo spazio interno inserendo dei divisori regolabili.

In mancanza di cassettiere, si possono applicare dei mini contenitori proprio sotto il piano di lavoro. Soluzione utile in assenza di spazi liberi e che permette di riordinare i piccoli oggetti.

La cura dello spazio verticale

Gli spazi verticali sono molto utili e possono servire sia per dare una collocazione definita agli oggetti sia per raccogliere note o appunti di cose da fare. Oltre agli oggetti, esistono anche fasce adesive che fanno da lavagna, ma anche vernici a effetto lavagna o a effetto magnetico che aiutano a personalizzare pareti e accessori.

Si possono appendere dei pannelli o dei moduli organizzandoli in diversi modi grazie a delle vaschette che si appendono a incastro o con delle calamite.

Anche i binari da appendere aiutano a sfruttare meglio l’area verticale, insieme a mensole, bacheche o griglie.

Per avere qualcosa di più creativo, prova ad appendere i sottopentola in sughero per usarli come bacheca.

Lo spazio verticale può servire per appendere i planner o i portadocumenti con il fine di liberare il più possibile il piano di lavoro.

Gli accessori da usare

Per riuscire a riporre gli oggetti, gli accessori da usare sono tantissimi:

• Scatole trasparenti ed etichette.
• Cofanetti progettati per usi diversi, come le scatole portagioielli piene di scomparti e adatte alla cancelleria e ai piccoli oggetti.
• Cassette di legno. Divertiti a personalizzarle, ad appenderle in verticale o a usarle come scatole.
• Fermagli per tenere in ordine i cavi.

Per chi ama il mondo Ikea, segnalo il sito Ikea Hackers che raccoglie idee su come usare i vari prodotti Ikea, per la casa e per il lavoro.

Anche la luce aiuta a lavorare meglio.

Spesso pensiamo che sia sufficiente qualche lampadina per illuminare l’ambiente di lavoro, ma non è così semplice. Ecco perché ho chiesto a Luca Donzelli un parere su come utilizzare la luce, soprattutto se si lavora da casa. Luca è architetto di professione e con il suo articolo ci aiuta a capire dove e come illuminare la postazione di lavoro.

L’esempio di Matthew Encina

Mi ha incuriosito il video di Matthew Encina, content creator, designer e direttore creativo di Blind. Con dei piccoli accorgimenti è riuscito a riorganizzare il suo spazio di lavoro e lo ha fatto perché si sentiva in trappola e non riusciva a lavorare bene nel caos.

Le sue esigenze: creare un ambiente adatto per migliorare la concentrazione e raggiungere facilmente l’attrezzatura.

Quali soluzioni ha adottato?

1. Si è sbarazzato di un terzo delle cose presenti.
2. Ha organizzato tutto in base alla frequenza di utilizzo.
3. Ha messo i cavi in ordine.
4. Si è messo comodo: ha investito soldi in una buona sedia, in un poggiapiedi e in un supporto per il monitor.
5. Ha aggiunto elementi decorativi come fonte di ispirazione.

Oltre al video, ha realizzato una cosa molto interessante: una pagina web che raccoglie tutti gli oggetti coinvolti con i link di Amazon.

E Marie Kondo?

Nel 2016 abbiamo parlato del suo libro riprendendo dieci punti per organizzare il lavoro e il concetto che mi piace di Marie Kondo è questo:

riordinare rappresenta un’occasione per tornare a interrogare se stessi.

Quando facciamo pulizia, dobbiamo prendere piccole decisioni che ci aiutano a rivalutare il modo in cui lavoriamo.

“Ne ho veramente bisogno?”
“Questi oggetti mi rappresentano?”

Pulire non riguarda solo lo spazio fisico, ma anche quello mentale ed emotivo. Il lavoro viene visto sotto una luce diversa.

Il suo metodo in poche parole: si parte da una categoria alla volta (libri, documenti, ricordi…) e si accumulano tutti gli oggetti in un punto prendendoli poi singolarmente e selezionando quelli che danno gioia.

Ma che cosa fa Marie Kondo di particolare?

1. Esprime gratitudine. Marie Kondo saluta e ringrazia l’ambiente, ma anche gli oggetti prima di buttarli.

E in ufficio? La scrivania sta facendo molto per noi, è un posto che ha visto i successi, le sconfitte, i momenti felici e di sconforto. Prendere del tempo per pensare agli oggetti, costringe a riflettere su tutto ciò che è stato realizzato in così poco spazio.

2. Ha una chiara visione di ciò che vuole ottenere.

E nel nostro caso potrebbe significare creare uno spazio più pulito per concentrarci sui progetti che interessano mantenendo solo gli elementi che permettono di lavorare meglio.

Un altro consiglio? Gli oggetti che rendono felici vanno esposti. Una foto, un regalo, un biglietto… sono cose che aiuteranno nei momenti no.

Tutto questo per dire che l’organizzazione dello spazio di lavoro richiede tempo. Spesso il disordine è causato dalla difficoltà che si ha nel riporre le cose ed è più semplice accumulare piuttosto che cercare di capire dove mettere qualcosa. È apparentemente più facile perché evita di dover prendere delle decisioni, ma la strada più breve non è detto che sia la migliore.

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Debora Montoli – L’organizzatrice nerd che legge le istruzioni per te e migliora il tuo lavoro.

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