Debora | 15 Gennaio 2021 | organizzazione,produttività

Come prendere note e appunti per lavorare meglio

Per quanto io ami applicazioni e strumenti digitali, sulla mia scrivania non manca mai un piccolo planner cartaceo che uso per segnare al volo alcune note mentre sono al telefono o in videochiamata.

scrivania minimalPotrei fare tutto direttamente in formato digitale, avendo sia il computer sia il telefono a disposizione, ma l’atto di scrivere a penna mentre faccio altro mi aiuta a mantenere la concentrazione.

Ci sono tantissimi studi che descrivono gli aspetti positivi della scrittura e, secondo Forbes, l’atto di scrivere gli obiettivi aumenta la probabilità di raggiungerli.

Ma non solo, la scrittura è così importante per due fattori:

1. L’archiviazione esterna: metto da un’altra parte ciò che voglio ricordare.

E sebbene in questo punto rientri anche l’archiviazione digitale, la scrittura a mano è strettamente legata al secondo punto:

2. L’elaborazione: come processo le informazioni fermate attraverso la scrittura.

In sostanza, annotare le cose cambia l’elaborazione da parte del nostro cervello. Cambia anche il filtro che si applica e migliora la capacità di prendere delle decisioni: la scrittura permette di selezionare ciò che si vuole memorizzare grazie anche alla “lentezza” e al fatto di riuscire a creare dei collegamenti migliori.

L’acquisizione di dati digitali – che si tratti di testo o di registrazioni vocali – è un processo per forza di cose più veloce. Questo risparmio di tempo è utile e comodo, ma una certa lentezza non è una cosa così negativa quando si tratta di riflettere e di concentrarsi.

Di certo, non uso le note cartacee per qualcosa da conservare nel lungo periodo e, infatti, in seguito alla chiamata riporto in digitale solo quello che voglio mantenere. Potrebbe sembrare un doppio lavoro, ma anche questa seconda fase di breve revisione delle note mi aiuta a filtrare il superfluo e a capire se ho davvero compreso tutto.

Siamo abituati ad associare note, appunti o riassunti a un percorso scolastico, ma quali sono i metodi più diffusi per prendere appunti mentre lavoriamo?

Hai presente la Matrice di Eisenhower per definire le priorità? Il primo metodo che vediamo consiste nell’usare una rivisitazione del quadrante.

Indipendentemente dalla situazione – che sia una telefonata, un corso o una riunione – di solito si prendono appunti che rientrano in queste categorie:

  • azioni da fare (con scadenze, promemoria, ecc.)
  • informazioni nuove da conservare
  • idee future da sviluppare o fonti di ispirazione
  • dubbi e domande su determinati argomenti

Queste quattro aree possono essere trattate velocemente grazie all’uso di una matrice con quattro quadranti, esattamente come metteresti le attività nella Matrice di Eisenhower.

Immagina di partecipare a una riunione e di riuscire a incasellare istantaneamente tutto quello che ti serve, dividendo le informazioni per aree di riferimento. Alla fine e con molta facilità, avrai il quadrante con solo le azioni da riportare nel calendario e sarai in grado di chiarire subito i dubbi delle cose rimaste in sospeso grazie all’altro riquadro specifico.

Più ordine e organizzazione in partenza.

“Non importa come funziona il tuo sistema, importa solo che tu abbia un sistema” (Clay Skipper)

Robert Greene ha scritto molti libri grazie ai suoi appunti presi su dei cartoncini, tipo quelli usati negli schedari degli archivi (anche se lui usa le scatole delle scarpe come contenitore).

Il suo metodo consiste nello scrivere un pensiero, un’idea o un concetto su una scheda identificandola con un tema (il capitolo di un libro che si vuole scrivere o la parte di un progetto che si sta seguendo).

In alto a destra della scheda è utile mettere un codice che identifichi la categoria oppure usando colori diversi per organizzare il tutto. È preferibile non numerare le schede per lasciare libera la parte creativa che porta a fare spostamenti o cambi.

Anche noi possiamo farlo creando l’abitudine di scrivere le nostre idee.

Leggendo un libro, possiamo segnare le parti più importanti o le riflessioni che ci vengono in mente nelle note a margine, trasferendo alla fine questi concetti sulle schede.

Anche Ronald Reagan aveva un’abitudine simile che lo ha aiutato a scrivere i suoi libri. Usava dei cartoncini più piccoli che conservava in album solitamente dedicati alla raccolta di foto. Tra l’altro, le sue note sono state raccolte in un libro curato da Douglas Brinkley.

Alla base del metodo troviamo dei contenitori/raccoglitori, le schede e una penna. E nonostante questa semplicità apparente, dietro c’è un mondo da esplorare. Anche perché il vero punto di forza consiste nel rivedere le note e nel riuscire a fare i migliori collegamenti possibili.

Guarda questo video con la spiegazione del metodo Zettelkasten e della logica che c’è dietro l’uso delle schede. Questo metodo fa parte del “knowledge management system” sviluppato da Niklas Luhmann.

Potresti usare un unico quaderno o taccuino, proprio come hanno fatto alcuni personaggi famosi (qui trovi un’interessante raccolta con venti esempi).

Lo so cosa stai pensando: “Sì, ma in digitale è più semplice”. Certo che sì, ma la scrittura a mano a volte è molto più utile. Non è solo il risultato che conta, ma tutto il processo.

Guarda alcune note a margine di Mark Twain.
O gli appunti di Vladimir Nabokov.
E anche le note digitali di Bill Gates raccolte nel suo blog.

“Creativity is just connecting things” (Steve Jobs)

Il metodo Cornell

Ideato dal professor Walter Pauk della Cornell University, è uno dei metodi più usati dagli studenti, ma si adatta perfettamente anche alle riunioni, ai corsi di aggiornamento o ai webinar.

metodo cornellIl foglio da usare viene suddiviso in tre sezioni (quattro se contiamo anche la sezione superiore dedicata al titolo e alla data).

La parte centrale è formata da due colonne: una a sinistra più stretta (30%) e l’altra a destra più ampia (70%).

In basso troviamo una fascia orizzontale non molto alta.

Che cosa va inserito negli spazi:

  1. Colonna principale: spazio dedicato agli appunti effettivi.
  2. Colonna più stretta: parte riservata alle parole chiave, ai concetti da approfondire, ai commenti o alle domande da fare in relazione alle note principali.
  3. Fascia inferiore: sezione utile per scrivere una sorta di riassunto degli appunti presi. Per capire cosa scrivere, fai finta di rispondere a questa domanda: “Come spiegheresti questi appunti a un’altra persona?”.

Qui trovi un generatore gratuito di modelli in stile metodo Cornell (personalizza la tua griglia oppure scegli un file già esistente). Per avere dei fogli già pronti, in commercio esistono dei blocchi che riportano lo schema previsto.

Ecco due brevi video per approfondire:
What Are Cornell Notes?
How to Use Cornell Notes

Se non vuoi prendere appunti su carta, puoi sfruttare il processo di scrittura a mano attraverso le applicazioni che permettono di disegnare sullo schermo di un dispositivo o di usare delle penne digitali. È un modo di prendere note molto usato da chi ha un tablet grazie alle app specifiche e all’ampia superficie disponibile.

Tra le app da prendere in considerazione, indipendentemente dal metodo, ti segnalo:
GoodNotes – per iPad, iPhone e Mac
Notability – per iPad, iPhone
Squid – per Android

E per organizzare le note in digitale, dopo il processo di elaborazione, ci sono tantissimi strumenti come Evernote, Notejoy o Notion, ma non solo.

Al di là del metodo, non trascurare la parte emozionale che dà una marcia in più agli appunti. Per ogni nota, disegna una faccina sorridente o triste oppure il segno del più e del meno. Qualcosa che aiuti a capire subito cosa va bene e cosa invece va rivisto.

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Debora Montoli – L’organizzatrice nerd che legge le istruzioni per te e migliora il tuo lavoro.

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La mia missione è quella di farti diventare un drago e una dragonessa nel tuo modo di lavorare. Via email.
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