Come scegliere l’assistente virtuale per delegare e migliorare il tuo lavoro

Hai dubbi sulla delega e sull’assistenza virtuale? Con queste 1800 parole ho provato a fare un po’ di chiarezza.

Quando si parla di delega ci sono alcuni dubbi ricorrenti:

“Sì, ma faccio prima a fare da solo piuttosto che mettermi a spiegare le cose ad un’altra persona.”

“Sì, ma con quello che mi costa non posso mica delegare.”

Quante volte hai pensato una frase simile valutando di collaborare con qualcuno?

Scommetto tante, troppe volte.

Questi però sono i dubbi iniziali che di solito si hanno senza aver mai contattato un’assistente virtuale.

Chi riesce a superare questa prima fase ed è incuriosito da questa professione, solitamente passa alla seconda fase:

“Sì, ma cosa e come potrei delegare all’assistente?”

Se anche tu ti sei posto questa domanda, parti da qui:

Prendi un foglio e dividi tutto quello che fai in tre grandi aree:

1. Le attività di crescita. Tutto quello che serve per migliorare e far crescere il tuo lavoro.

In questo blocco includi le attività che per forza di cose devi svolgere in prima persona. Se sei un consulente le visite ai clienti, se sei un pittore la creazione delle tue opere.

Considera anche le ore da dedicare alla crescita personale e alla formazione perché tutto quello che impari può essere applicato al tuo lavoro con il fine di migliorarlo.

Aggiungi il tempo per lavorare al business plan per ridurre i costi, per avere più clienti o per offrire nuovi servizi ai clienti esistenti.

Riserva lo spazio per studiare i contenuti con i quali comunichi al tuo pubblico.

2. Le attività operative o amministrative. Attività da fare necessariamente a prescindere dal settore.

Si tratta di attività all’apparenza secondarie, ma “obbligatorie” per far funzionare il lavoro.

Email, corrispondenza, riunioni, servizio clienti, gestione del calendario e appuntamenti, gestione acquisti, gestione viaggi, gestione eventi, fatturazione, recupero crediti, anagrafiche, cura dell’ufficio, gestione siti web, gestione profili social, email marketing, avvio e produzione dei contenuti che hai ideato, video e audio editing, trascrizioni…

L’elenco potrebbe essere lunghissimo e riguarda i compiti che possono essere svolti da altre persone, internamente o esternamente.

3. Il tempo sacro. Tutto ciò che non vuoi posticipare, eliminare o delegare per nessun motivo al mondo.

Per questa parte considera gli appuntamenti davvero importanti che riguardano la famiglia, lo sport, gli hobby, gli amici, gli eventi sociali…

Assegna un colore ad ogni area e fai in modo che nel tuo calendario si vedano questi macro blocchi colorati. Come prima cosa pianifica il tempo sacro con largo anticipo e fai in modo che nel corso del tempo i blocchi delle attività operative si riducano in modo considerevole. Non è importante delegare tutto in una volta, ciò che conta è essere consapevole di questa possibilità.

Dipendente o professionista?

A questo punto, a seconda del tempo richiesto, della mole di lavoro e della tipologia di attività da svolgere, inizia ad ipotizzare la figura o le figure professionali che potrebbero aiutarti a gestire le attività del secondo blocco che abbiamo appena visto.

Ogni lavoro e settore è diverso e di certo in un articolo non posso includere tutte le casistiche. Per sintetizzare, le strade percorribili sono:

1. Assumere una o più persone.
2. Collaborare con altri professionisti.

Queste due aree sono in competizione? A mio modo di vedere, assolutamente no e niente vieta di fare entrambe le cose. Ma andiamo per gradi.

Come decidere cosa fare?

Prendi di nuovo il blocco delle attività da poter delegare e cerca di creare dei sottogruppi riunendo attività simili o che potrebbero essere svolte dalla stessa persona.

A questo punto, per ogni blocco ipotizza l’impegno, le esigenze e il budget a disposizione.

Vuoi una persona che lavori solo per te full time e che si occupi di tutto? Ti dico già che, come opinione personale, la figura di assistente virtuale non è adatta, ma la strada migliore è quella di assumere una persona.

L’assunzione potrà prevedere anche la modalità di lavoro da remoto, ma siamo di fronte ad un concetto diverso di collaborazione. E non è una questione di risparmio.

Perché ti dico questo? Perché l’assistente virtuale non è la versione economica di un dipendente.

Non è questione di migliore o peggiore o di credersi su dei livelli diversi. Te lo dico proprio perché ho vissuto entrambe le dinamiche e si tratta di mondi completamente diversi.

Ricorrere all’assistente virtuale pensando di aver a che fare con un dipendente è un concetto sbagliato, ma che non vuole sminuire o esaltare una delle due figure.

È una questione di mentalità diversa.

Chi lavora da remoto con la partita iva ha le tue stesse identiche difficoltà ed esigenze.

Come dipendente avrò delle tutele e in cambio lavorerò solo per te. Come titolare di partita iva, le tutele me le creo e visto che non spetta a te occupartene, non posso avere te come unico cliente.

Tengo molto al mio lavoro e non voglio che diventi una maschera per quelle collaborazioni poco sane che vogliono avere un dipendente senza però garantire tutto quello che comporta l’esserlo. Non voglio che l’assistenza virtuale diventi un lavoro dipendente camuffato dalla partita iva. Non voglio che il titolare di partita iva abbia la sensazione di avere un capo invece di un cliente.

Chi vuole un impegno alto in termini di tempo e magari l’esclusiva, è giusto che tuteli la persona che ha scelto per la collaborazione.

Veniamo ad un altro punto: quanto costa un’assistente virtuale?

Ogni tanto mi capita di leggere dei post sui social che mi provocano un certo fastidio.

La richiesta è più o meno la seguente: “Quanto vengono le assistenti virtuali?”.

…5 euro al chilo… (è quello che vorrei rispondere)

Manco fossimo un pacco preconfezionato.

Una cosa che mi sento di dirti: l’assistente non ti “vende” il suo tempo per essere al tuo servizio.

L’assistente ti “vende” l’enorme possibilità di liberare il tuo tempo.

La questione è molto seria e fa tutta la differenza del mondo.

Capire questo porterà solo dei vantaggi al tuo lavoro.

Il passaggio successivo consiste nel valutare chi ti possa aiutare.

Molto probabilmente ti ritrovi in una di queste due situazioni:

1. Hai già le idee chiare, hai già dei processi studiati e sai perfettamente cosa ti serve e cosa vuoi delegare.

Bene, non ti resta che cercare la persona con il profilo più in linea rispetto alle attività richieste.

2. “Vorrei ma…”: non hai le idee chiare, non sai come procedere e non sai quali strumenti ti serviranno.

È normale avere questi dubbi soprattutto se non hai mai delegato, ma non è assolutamente un problema. Sarà proprio l’assistente che ti darà i consigli migliori su come procedere basandosi sulle tue esigenze, andando per gradi e costruendo insieme a te il percorso migliore.

Cosa ti devi aspettare da un’assistente?

Ovviamente ogni professionista ha le sue particolarità e specializzazioni come è giusto che sia, ma volendo generalizzare, ecco cosa troverai:

1. Un metodo di lavoro e di scambio delle informazioni chiaro.

Se hai già un tuo flusso di lavoro e degli strumenti definiti, l’assistente cercherà di adattarsi, ma una professionista non ha bisogno di lunghi periodi di formazione.

È ovvio che servirà un periodo di avvio iniziale, ma si tratta solo di passare le logiche, le informazioni di base e tutto quello che serve per svolgere il lavoro.

Magari saranno mansioni nuove per l’assistente e in questo caso è fondamentale la chiarezza, se entrambe le parti ne sono a conoscenza, non c’è nessun problema.

Un’assistente sa già cosa fare in linea teorica, deve solo entrare nelle dinamiche del lavoro di chi sta delegando.

2. Una proposta commerciale chiara con relativo contratto che tuteli la collaborazione da entrambe le parti.

Ogni aspetto deve essere definito in anticipo perché è la chiave per partire con il piede giusto.

3. Una corretta gestione del passaggio delle informazioni.

Mi aspetto che un’assistente ti riprenda se mandi le carte di credito e le password in chiaro a mezzo mondo su WhatsApp… Perché? Perché sa perfettamente che non è il modo di procedere e di tutelare le informazioni. Con certe cose non si scherza e fino a quando va tutto bene la collaborazione è fantastica, ma ci vuole un attimo per rovinare tutto.

4. Riservatezza.

Pensa a cosa possa voler dire lavorare con qualcuno che non fa altro che lamentarsi e che ti parla degli altri clienti, magari raccontandoti iniziative o novità di altre persone. Cosa penseresti? Per quanto mi riguarda siamo soggette ad una sorta di “segreto professionale”.

5. Il giusto compenso.

Lavorare con un’assistente virtuale non è solo una cosa da valutare a ore. Un’ora passata ad inserire dati può essere paragonata a un’ora di studio di una strategia particolare e personalizzata?

No, non credo.

Quindi l’assistente, dopo aver definito insieme a te le attività da svolgere, l’impegno richiesto e le difficoltà previste ti proporrà la proposta commerciale migliore per te.

Pensa a questo: se l’assistente virtuale è in grado di risolverti problemi, portarti dei vantaggi e liberare il tuo tempo, davvero ti interessa sapere se ci mette 15 o 15,5 ore? Faresti la stessa cosa con altri professionisti? Quando ti elaborano un contratto o ti sviluppano un e-commerce davvero chiedi quante ore e quanti minuti ci mettono?

Certo è che per alcune attività è impensabile non basarsi sul tempo, ma si tratta sempre di una valutazione da fare caso per caso. Non può essere la regola.

6. Delle competenze trasversali molto sviluppate.

Lavorare online non è affatto semplice soprattutto quando si lavora da casa o negli spazi di coworking. Gli aspetti positivi sono tantissimi e non tornerei mai indietro, ma come dice la mia amica Marta “Non è tutto questo carnevale di Rio”.

Detto questo, se un’assistente, nonostante le difficoltà, continua a fare questo lavoro amandolo in modo profondo, evidentemente ha sviluppato forti capacità relazionali e di gestione delle emozioni. Capacità che portano valore alla collaborazione.

Anche perché, quando si apre la partita Iva, insieme alle tasse danno anche il pacchetto di ansia annesso da gestire. E prima si impara a farlo, meglio è…

Definiti tutti questi punti, sei sulla strada giusta per prendere la decisione migliore.

Non è tutto così fantastico e non lo dico per deprimerti, ma solo per renderti più consapevole dell’importanza di delegare, di non sottovalutare questa professione e di costruire una bella collaborazione.

Se non hai mai delegato niente e vuoi iniziare, non è detto che la prima collaborazione sia quella giusta. Oltre alle competenze tecniche, ci si deve trovare bene con l’altra persona e non è sempre così facile e scontato. Io stessa non riesco a lavorare con tutti, ma è normale e non c’è niente di male, fa parte di noi.

Quello che voglio dirti è di non arrenderti, inizia a delegare piccole cose per capire come ti trovi, tanto farai sempre in tempo ad aumentare. Non c’è fretta e non c’è motivo di correre, le migliori collaborazioni sono quelle che si costruiscono passo dopo passo.

Il fine è quello di liberarti dalle attività operative e amministrative, quelle del secondo blocco, per avere un calendario più centrato e focalizzato su ciò che davvero conta per te sapendo che il resto è in buone mani. Meno dispersione e più concentrazione.

Buona delega.

Hai ancora dubbi? Contattami.

*Le opinioni sopra riportate sono frutto della mia esperienza personale e professionale.
**Quando parlo di assistenti, penso sempre ad una figura femminile anche se in realtà ci sono assistenti virtuali uomini.

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Autore: Debora Montoli – Sono una “studentessa” di lungo corso in apprendimento continuo. Amo condividere quello che scopro e amo vedere le persone che migliorano il proprio modo di lavorare. E sono anche un’assistente virtuale.