Debora | 31 ottobre 2016 | organizzazione

Come tracciare le spese con Expensify

Un valido strumento per facilitare la registrazione delle spese

Se hai la necessità di tenere traccia delle tue spese professionali o personali e cerchi un sistema da utilizzare su tutti i tuoi dispositivi, rapido e pratico, ecco come l’applicazione Expensify può esserti utile. Permette, infatti, di registrare velocemente e in qualsiasi momento ogni spesa effettuata manualmente oppure con la possibilità di fare delle scansioni delle ricevute.

L’applicazione è disponibile gratuitamente completa di tutte le funzioni base, mentre ulteriori profili possono essere acquistati dal menu “admin” nella barra orizzontale.

Vediamo insieme i primi passaggi per iniziare ad utilizzare Expensify. Sarà sufficiente registrarsi, utilizzare il servizio da computer oppure da smartphone o tablet scaricando l’app ed effettuando il login con lo stesso account.

“Expensify effettua la sincronizzazione istantanea di tutti i dati memorizzati”

utilizzo expensify
Dopo l’accesso, puoi impostare i campi di tuo interesse. Dall’icona in alto a destra clicca su “Personal Setting” per poter entrare nelle impostazioni generali.
menu personalizzazioni
Oltre la sezione per gestire il tuo account con i dati della registrazione, ci sono i seguenti menu da personalizzare:

  • Preferences:
    qui trovi la possibilità di impostare la valuta, inserire il costo dei consumi carburante per il rimborso, aggiungere ulteriori specifiche su costi orari e formati di esportazione dei report.
  • Categories and Tags
    Expensify propone già delle categorie di default, puoi comunque eliminarle e inserirne delle nuove. Nelle categorie potresti mettere le varie tipologie di costi che sostieni come “pasti”, “autostrada”, “aereo”, ecc.
    I tag invece sono utili per registrare il come le spese vengono pagate (carta di credito aziendale, carta di credito personale, contanti, ecc.

Molto comoda è la funzione “SmartScan” che permette di scattare una foto ad uno scontrino. In questo modo, attraverso la lettura dell’immagine, l’applicazione riconosce i vari campi (intestazione, data e importo) e inserisce la nuova spesa direttamente nella lista.

Nel menu presente nella barra orizzontale trovi, insieme alle altre, la voce “Expenses” che ti permetterà di dare inizio alla vera e propria registrazione manuale delle spese.
inserire una nuova spesa in expensify
Sarà quindi sufficiente cliccare su “New Expense” per registrare la tua spesa.
registrare una spesa

  • Merchant:
    inserisci il posto in cui sei stato (“Ristorante”, “Bar da Mario”, “Esselunga”, ecc.).
  • Date:
    metti la data in cui hai sostenuto la spesa.
  • Total:
    l’importo della spesa.
  • Reimbursable or Billable:
    puoi definire se ti spetta il rimborso oppure se sarà da fatturare ad altri.
  • Category:
    scegli una delle categorie impostate nelle personalizzazioni (per esempio: pasti).
  • Tag:
    inserisci come è stata pagata la spesa scegliendo un tag impostato.
  • Comment:
    qui hai la possibilità di inserire maggiori dettagli.
  • Report:
    puoi selezionare il report del mese di riferimento (i report devono essere impostati in precedenza come analizzeremo più sotto).
  • Nell’immagine a destra con il segno “+” puoi allegare un’immagine.
  • Negli altri tab, “distance” a “time”, puoi inserire i km e il tempo impiegato.
  • Nel tab “Multiple” puoi suddividere in più mesi l’importo inserito.

Sempre con il menu “Expenses” selezionato, troverai nella parte di sinistra una serie di filtri che, una volta impostati, ti permettono di visualizzare istantaneamente i grafici relativi alle spese registrate nel periodo indicato divisi per categoria, tag, ecc.
grafici expensify

Nella stessa barra orizzontale trovi la voce “Reports”. In questa sezione puoi inserire i report di riferimento “etichettandoli”. Puoi creare, ad esempio, un report per ogni mese dell’anno per facilitare la consultazione e la suddivisione delle spese.

Quando un report non ti servirà più, ad esempio alla fine del mese, potrai marcarlo come chiuso per non caricare ulteriori spese e con la possibilità di esportarlo in pdf o excel oppure inviarlo tramite email.
report expensify

Una volta terminato ed esportato il report, hai a disposizione un documento completo di tutte le spese, degli eventuali rimborsi che dovrai ottenere con una notevole semplificazione della registrazione diminuendo fortemente il rischio di dimenticarti qualche spesa sostenuta.

Se il tuo obiettivo consiste nel registrare le note spese istantaneamente senza accantonarle avendo la possibilità di consultarle facilmente attraverso grafici e report, Expensify potrebbe essere lo strumento giusto per le tue esigenze.