Debora | 10 febbraio 2018 | assistente virtuale

Cosa posso delegare all’assistente virtuale?

Idee pratiche per iniziare una collaborazione che porti dei vantaggi nel lavoro

Quando parlo del mio lavoro, uno dei dubbi più ricorrenti che hanno le persone riguarda la difficoltà nel capire che attività potrebbero farmi svolgere.

“Cosa posso delegare all’assistente virtuale?”

Questo dubbio è dato da tanti fattori, molto probabilmente perché hanno scoperto da poco questa professione o perché non hanno mai parlato con qualcuno che già collabora con un’assistente.

L’idea piace, incuriosisce, ma poi in pratica c’è sempre un certo timore di non sapere bene come fare o che attività assegnare.

Non sanno bene da dove iniziare.

Posso dire che, come in altri settori, la parte più difficile è proprio iniziare. Mi capita sempre più spesso, infatti, che all’inizio della collaborazione mi venga assegnato un piccolo compito e che, con il passare del tempo, i clienti si sentano davvero sollevati vedendo una migliore gestione di tutti i flussi.

E così diventano più predisposti a passarmi altre attività grazie ai vantaggi che ottengono, sia in termini di tempo che di qualità.

Parlo di qualità perché occuparsi di ogni aspetto da soli, ritenendo uno spreco di tempo mettersi a spiegare qualcosa a qualcun altro, porta necessariamente a trascurare dei compiti o a ricorrere alla fretta e quindi a una maggiore probabilità di fare errori.

Contabilità, social, aspetti tecnici, contatto con i clienti, nuovi sviluppi, crescita del business, relazioni, ecc.

È già difficile fare tutto da soli, figuriamoci cercare di sviluppare e fare crescere il proprio lavoro senza avere il tempo di farlo.

idee da delegare

Se anche tu sei una persona che non ha bene in mente cosa potrebbe fare per te un’assistente virtuale o che tipo di vantaggi potrebbe portarti, cerco di fare un po’ di chiarezza.

Prima di tutto, pensa alle attività che odi fare o che non ti escono particolarmente bene e che quindi ti portano via molto tempo rovinandoti anche l’umore. Attività che magari posticipi di giorno in giorno aspettando il fine settimana o la sera tardi per toglierti il peso.

Queste sono le prime cose che potresti valutare di far svolgere all’assistente virtuale.

Una volta che hai definito i compiti, è più semplice scegliere il tipo di persona o persone che possono aiutarti. A seconda della tua realtà lavorativa, non è detto che tu debba rivolgerti a una persona sola.

Uno degli aspetti positivi del mio lavoro, è di vivere esperienze molto diverse. Posso lavorare per un cliente in modo autonomo oppure entrare a far parte di veri e propri team “virtuali” in cui più professionisti con diverse competenze lavorano per lo stesso cliente in posti completamente diversi.

Come lavorare in ufficio, senza un ufficio…

Penso che per molti aspetti, questa modalità prenderà sempre più piede in futuro e in più contesti. In pratica, collaborazioni da remoto tra più persone autonome con lo scopo di sviluppare un progetto e perseguire dei risultati.

piu tempo per il tuo lavoro

Vediamo alcuni esempi

Immagina di avere appena avviato la tua attività. Sei pieno di impegni, appuntamenti, convegni ai quali partecipare e nei ritagli di tempo e nei fine settimana cerchi di portare a termine quello che odi fare e che ti trascini da giorni.

Devi registrare i pagamenti, rispondere alle comunicazioni, pensare ai social, aggiornare il calendario, preparare la prossima newsletter…

Pensa invece di collaborare con una persona che impagina, fa delle ricerche, definisce un calendario, recupera tutti i materiali necessari, ti sottopone dei test, le analisi dei risultati e ti dà dei consigli.

Pensa alla liberazione che proveresti nel non dover più pensare a comporre, programmare e seguire i post sui social.

Pensa a qualcuno che possa scrivere per te la newsletter, la risposta a delle email, un prossimo articolo, magari partendo da una nota vocale mentre sei in macchina e hai un’idea oppure raccogliendo nella cartella condivisa tutto quello che vorresti includere, ma senza avere il tempo di curarne tutti gli aspetti nei dettagli.

Pensa a qualcuno che possa curare per te la prima nota, recuperare le fatture del Telepass, della Tim e di altri documenti telematici, di preparare tutti i documenti in modo ordinato per essere poi consegnati al commercialista.

Pensa a qualcuno che possa rispondere alle richieste di informazioni ricevute dopo aver lanciato una campagna su Facebook.

Pensa a qualcuno che possa sistemare i tuoi video, i tuoi podcast, occuparsi di attivare tutti i canali, di seguire le pubblicazioni e di sponsorizzare i nuovi contenuti.

Pensa alla gestione del blog che non sei mai riuscito a seguire con la giusta costanza.

Includi anche tutti i documenti, le procedure, i pdf che avresti dovuto sistemare, ma che non sai nemmeno più dove siano.

Qualcuno che ti ricordi le scadenze, che periodicamente ti scriva per fare il punto della situazione e per programmare le prossime mosse.

I vantaggi sono molteplici, dall’avere più tempo da dedicare ad altro, come seguire meglio gli aspetti più importanti e strategici mentre le attività ripetitive e comunque necessarie vengono portate a termine.

Quanti progetti o quante attività hai in sospeso o nel cassetto perché non hai tempo? Se non hai mai provato, inizia da una piccola attività per vedere tu stesso come funziona e i vantaggi che ne ottieni.

Per saperne di più, leggi le Ricette digitali dell’Assistente Virtuale:

per artigiani e commercianti;

per le librerie;

per freelancer e creativi;

per Hair Stylist, Barber Shop e Beauty Salon;

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Autore: Debora Montoli – Libero la tua agenda da attività ripetitive lavorando da remoto come Assistente Virtuale.