Dimmi come fai la spesa e ti dirò come delegare

Il processo che porta a fare la spesa è lo stesso che rende la delega efficace.

Segni le cose che ti servono su una lista man mano che finiscono, senza un ordine preciso. Poi cerchi di raggruppare i vari elementi per caratteristiche simili e immagini mentalmente il percorso da fare tra i vari reparti del supermercato per ottimizzare il tutto. Infine, pensi agli strumenti che ti serviranno per fare la spesa, come la macchina, i sacchetti e i soldi.

Anche per la delega vale lo stesso. Hai delle attività da assegnare, cerchi di raggrupparle per caratteristiche simili e immagini a quale reparto rivolgerti per ottenere i compiti svolti. Il tutto reso possibile dagli strumenti che identificherai come fondamentali per svolgere le attività in questione.

Ma se con la spesa sembra tutto facile, con la delega non è così semplice.

Perché alcune persone fanno fatica a delegare?

Si pensa che assegnare un’attività sia semplice come premere l’interruttore della luce. Basta rovesciare addosso all’altra persona i compiti ed ecco fatto.

Ma la delega è un processo condiviso che deve essere ponderato e studiato, non solo quando non si hanno alternative.

Per tornare alla spesa, ci sono due tipi di persone. Quelli che arrivano alla cassa per mettere le cose sul nastro con calma e in modo ordinato, per poi insacchettare il tutto e pagare con tranquillità. E poi ci sono quelli che arrivano già in affanno tenendo tra le mani tessere, bancomat, chiavi, borse mentre lanciano le cose sentendo tutta l’ansia della coda e dell’avanzare del nastro.

L’approccio alla delega rientra in una di queste due macrocategorie 🙂

Gli errori di chi delega

Intanto ci si focalizza sull’aspetto errato. Il punto non riguarda la valutazione dei rischi e dei costi derivanti dalla delega, ma è esattamente il contrario. Quanto si rischia e quanto costa il NON delegare? Non solo in termini economici, ma anche emotivi nel fare qualcosa che non piace oppure qualitativi perché uno specialista riuscirebbe a ottenere risultati migliori.

L’altro punto riguarda l’idea di essere insostituibili, ma delegare significa essere pronti a lasciare andare, a non voler essere ovunque a tutti costi. Pensare di essere l’unica persona in grado di realizzare qualcosa è una scusa per mantenere il controllo.

Lo spiega bene Melissa Heisler nel libro From Type A to Type Me: How to Stop Doing Life and Start Living It: non si riesce a delegare a causa del desiderio di mantenere il controllo ritenendo di poter fare qualcosa meglio o più velocemente.

C’è anche l’aspetto che riguarda le proprie competenze e riteniamo di dover svolgere le attività che sappiamo fare. Ma solo perché si conoscono, non significa che dovremmo occuparcene direttamente.

Un enorme problema, che in realtà non incide solo sulla delega, è legato alla comunicazione. Lo spiega bene PrielK – Organizational Hacker che su Telegram, in risposta al sondaggio sulla delega boomerang, mi ha mandato un vocale per dire che alla base della difficoltà di delegare troviamo sempre la mancanza di una comunicazione efficace, che ovviamente riguarda entrambe le parti. [Tra l’altro, mi ha fatto molto piacere ricevere il suo commento in quanto Priel è un formatore e un facilitatore che gestisce il canale Telegram Inventarsi un lavoro collegato all’omonimo podcast].

In effetti la mancanza di indicazioni chiare o di quello che ci si aspetta dalla delega possono essere un grande ostacolo che porta il delegante a non essere soddisfatto del risultato ottenuto. Sempre per un problema di comunicazione, il delegante insoddisfatto rifarà l’attività senza permettere all’altra persona di capire e di migliorare. Anzi, facendo crescere un senso di inadeguatezza che porterà ad aumentare la possibilità di commettere errori.

Quando invece abbiamo trovato i collaboratori giusti, un errore comune consiste nell’occupare il 100% del loro tempo.

Cosa succede a un computer quando raggiunge il picco di utilizzo senza ulteriore spazio di memoria? Il computer rallenta e lavora male.

Spingere il team al 100% vuol dire rischiare di abbassare la qualità del lavoro e di peggiorare l’umore delle persone coinvolte.

C’è un libro di Tom DeMarco, ormai di qualche anno fa, che descrive molto bene il fenomeno. Si intitola Slack: Getting Past Burnout, Busywork and the Myth of Total Efficiency e parla anche dei problemi ai quali si va incontro quando si spinge sempre al massimo. È lo stesso fenomeno che ferma alcune professioni di fronte al cambiamento: sono sempre alla ricerca del 100% di efficienza da non lasciare spazio per pensare a come stare al passo con i tempi.

Vale anche quello che dice Tim Lister:

“Chi lavora sotto pressione non pensa più velocemente”

Non importa ciò che si fa, non si può accelerare il pensiero.

La delega funziona quando si sposta l’attenzione dal tempo al talento. Non riguarda solo un’ora ipotetica del professionista e il relativo costo, ma è il valore che si ottiene dall’attività svolta.

Prepararsi alla delega

Ma veniamo a noi: se pensi alla delega, quali sono le peggiori paure o preoccupazioni che ti vengono in mente?

Per capire se ciò che pensi sia vero o solo dato dall’insicurezza, parti da un esperimento di delega a basso rischio destinato a concludersi nel breve periodo e osserva le tue sensazioni. Riesci a rinunciare al controllo continuo? Ti fidi dell’altra persona? Sei in grado di comunicare esattamente ciò che vorresti ottenere?

Dai primi approcci con chi dovrà collaborare con te, cerca di favorire una comunicazione bidirezionale. Poco importa se parliamo di persone assunte o di professionisti indipendenti, comunicare bene crea fiducia e anche la fiducia è sempre bidirezionale. Scoprirai che quando ti fidi dei membri del team, anche loro si fideranno di te.

E soprattutto fidati delle specializzazioni dei collaboratori perché se ti ritrovi a dire al grafico quali colori usare o al copywriter cosa dovrebbe scrivere, c’è qualcosa che non va. Non devi necessariamente avere tutte le risposte.

Assicurati che venga definito un processo esplicito di delega con aggiornamenti, progressi e momenti di allineamento sfruttando sia la comunicazione sincrona sia asincrona, sempre perché il tempo di tutti è sacro. Chi collaborerà con te dovrà sapere per cosa sarà responsabile e quanta autonomia avrà.

Quando deleghi, spiega il perché stai assegnando un’attività. Quante volte mi sono chiesta quale fosse la necessità di finire una certa cosa che mi sembrava inutile. Non siamo macchine ed è per questo che è fondamentale capire a cosa serve quello che stiamo facendo per riuscire a dare il massimo.

Come per la spesa, gli strumenti sono importanti ed ecco perché nel processo di delega deve rientrare la definizione di tutto quello che potrebbe servire all’altra persona per svolgere il lavoro.

Naturalmente, una persona abituata a svolgere le attività per qualcun altro, potrà guidare e aiutare il delegante a fare chiarezza e a rendere efficace la collaborazione.

Dopo aver delegato, lascia spazio agli altri per svolgere quanto richiesto. Lasciare andare non significa dimenticare, ma è più simile a quello che fa un allenatore. Non gioca la partita, ma fa il possibile affinché tutti abbiano gli elementi per poter partecipare.

Come essere certo che sia tutto a posto? Dopo aver assegnato un compito, chiedi alla persona di farti un riepilogo di quello che dovrà fare. Aiuterà entrambi.

Questo suggerimento arriva da Dana Brownlee, l’autrice del libro The Unwritten Rules of Managing Up: Project Management Techniques from the Trenches, e serve per evitare che la delega si trasformi in uno dei giochi che facevo quando ero piccola (sì, non spicco per giovane età), ovvero il telefono senza fili in cui l’ultima persona riporta una versione completamente diversa rispetto al tema di partenza, per via degli errori di interpretazione tra un passaggio e l’altro.

Come scegliere le persone giuste

Prima di tutto, valuta il livello di conoscenza della persona in merito al compito o al progetto da delegare. Fai domande dirette quando parli di un’attività: “È un compito che hai già trattato?”, “Che approccio adotterai per questo incarico?”, “Ci sono dei passaggi che non ti sono chiari?”.

Definito questo, ci saranno casi in cui sarà necessario mostrare come svolgere l’attività, fornire gli strumenti che servono per colmare le lacune oppure dare maggiori spiegazioni sulla necessità di compiere determinate azioni.

Per John Manning, autore del libro The Disciplined Leader: Keeping the Focus on What Really Matters, la persona giusta è un insieme di competenze, talenti e valori.

“Saprai di aver trovato la persona giusta quando non dovrai dedicare tempo al micromanagement. Non può mancare la formazione iniziale e un po’ di coaching, ma la persona giusta è in grado di allinearsi rapidamente.”

Sempre su Telegram, IvoErMejo mi ha scritto dicendo che la delega è inefficace quando il delegante non ha imparato a essere un team leader.

Questo aspetto è molto importante perché la delega deve aiutarti a liberare il tuo tempo, non a trasformarti in un manager che controlla troppo da vicino e ossessivamente il lavoro dei suoi collaboratori. Il controllo eccessivo non porta a dare consigli costruttivi, anzi, incoraggia la critica, soffoca la motivazione e avvelena la produttività.

Invece di controllare, è più importante ascoltare le persone. È solo così che si riesce a conoscere il temperamento, i punti di forza e gli interessi dei collaboratori riuscendo a determinare le eccellenze di ognuno.

Ho lavorato per un anno con una persona che ha saputo costruire un’impresa online, formando un team di venti collaboratori che vivevano in diversi Paesi del mondo. Mario, per quanto non fosse particolarmente empatico o comprensivo, è riuscito a colpirmi per la sua capacità, direi immediata, di riconoscere i veri talenti dei suoi collaboratori.

Questo voleva dire che in poco tempo proponeva di variare, leggermente o anche radicalmente, i compiti da svolgere e, nella totalità dei casi, i risultati, la qualità dei lavori e le motivazioni delle persone crescevano esponenzialmente. Come quando, in mezzo a tanti abiti, ti suggeriscono un modello che non avevi considerato ed è quello che ti sta meglio e che ti fa sentire meglio. Lui aveva l’occhio per trovare gli “abiti” più adatti a tirare fuori il potenziale delle persone.

Più ascolti, più semplice sarà delegare.

Come individuare le attività da delegare

Julian Birkinshaw e Jordan Cohen hanno pubblicato i risultati di uno studio che mostra come i lavoratori sprechino fino al 41% del loro tempo in attività a basso impatto.

Ma perché, anche se ne siamo consapevoli, continuiamo a farlo?

Perché istintivamente ci aggrappiamo a compiti che ci fanno sentire occupati ed essere sempre occupati ci dà un certo senso di importanza.

Come prima cosa, fai un’autovalutazione delle attività quotidiane. Abbiamo già visto come suddividere tutto quello che ti riguarda tra attività di crescita, compiti operativi e tempo sacro.

Al di là dei criteri che variano a seconda del settore e della composizione del team, i partecipanti allo studio sono riusciti a delegare fino al 20% del lavoro grazie a un’attenta autovalutazione.

Le persone produttive sanno che non possono fare tutto e che solo poche cose contano davvero. Fanno meno, ma meglio riuscendo a ottenere di più da quello che hanno.

Il tutto si traduce nella capacità di definire le priorità anche se significa lottare tra compromessi e decisioni difficili. Significa dire di no a tante proposte.

Per Steve Glaveski, come riporta nel suo articolo, la scelta delle attività da delegare è molto drastica: le attività operative che non possono essere automatizzate vanno delegate.

Richiama anche l’episodio di Joe Rogan Experience, il fondatore di AngelList Naval Ravikant, che suggerisce di tenere come riferimento la propria tariffa oraria e di non svolgere, ma delegare, le attività che hanno un valore inferiore.

In questa tabella di Perry Marshall, l’autore del libro 80/20 Sales and Marketing: The Definitive Guide to Working Less and Making More, le attività vengono divise in base al costo orario per riuscire a capire dove spendi il tuo tempo:

Come definire le priorità riuscendo a delegare il resto

Greg McKeown, l’autore del libro Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less, dà molti suggerimenti per evitare di accettare qualsiasi cosa.

1. Ogni tre mesi prenditi un giorno per andare da qualche parte lontano dalla solita routine e della vita frenetica per riflettere su ciò che conta davvero.
2. Pensa di avere la metà del tempo a disposizione. Se oggi dovessi lavorare solo due ore, cosa sceglieresti di fare?
3. Fai leggere la lista delle attività a una persona che stimi e che ti conosce, molto probabilmente ti dirà che alcune cose non sono così fondamentali.

Coinvolgi i collaboratori

Chi delega deve mettere da parte l’attaccamento per le azioni del passato lasciando spazio per incentivare, riconoscere e premiare nuovi approcci che funzionano meglio.

Per formare una bella squadra e andando oltre a riunioni e video chiamate, prova a riservare uno spazio accessibile a tutti dedicato alla raccolta di suggerimenti, necessità o idee.

Nelle aziende per le quali ho lavorato si usavano, spesso e volentieri, i termini “must have” e “nice to have”. Per farla breve, con il primo si indica qualcosa di indispensabile, con il secondo qualcosa di utile ma non così fondamentale o urgente. Lavorando quasi sempre sotto pressione, il risultato era che il “nice to have” si traduceva in “prendi e butta l’idea nel cestino”.

Questo è un peccato e quando si delegano delle attività è normale che possano nascere spunti o idee non così essenziali nell’immediato, ma con risvolti molto interessanti per il futuro. Ecco che riservare uno spazio per la raccolta di questi “nice to have” potrebbe essere molto utile.

Una cosa del genere può servire anche a uso esterno e il primo esempio che mi viene in mente è quello del team di Trello che ha realizzato una bacheca pubblica, quindi raggiungibile da chiunque, per permettere alle persone di inserire suggerimenti, spunti o funzioni che gli utenti stessi vorrebbero ritrovare in Trello. Una bacheca di appunti in cui gli sviluppatori possono vedere i temi più richiesti per capire su cosa concentrarsi in futuro.

Eccoci qui, abbiamo finito questa parte del viaggio nel mondo della delega per far sì che diventi un processo naturale in grado di coinvolgere le persone facendole sentire parte di un gruppo.

E adesso vado a fare la spesa 🙂

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Debora Montoli – L’organizzatrice nerd che legge le istruzioni per te e migliora il tuo lavoro.

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