Essere più organizzati nel lavoro

Vediamo come le persone più organizzate affrontano la giornata e le attività da svolgere

Spesso non ce ne accorgiamo, ma durante la giornata sprechiamo molto tempo a cercare cose, a capire dove sono state messe e a continuare a pianificare le attività da fare senza in realtà svolgerle.

Uno degli errori più comuni è quello di non dare la giusta importanza al tempo speso per l’organizzazione pensando che ci rallenti.

Si tratta però di tempo guadagnato, il tempo dedicato all’organizzazione è un investimento prezioso.

Vediamo cosa hanno in comune le persone più organizzate.
Cosa fanno durante la giornata lavorativa?

1. Non rispondono alle email immediatamente appena le ricevono

Per essere più produttivi, è necessario eliminare il più possibile le interruzioni. Se a ogni notifica interrompessimo il lavoro per leggere mail o messaggi, non saremmo produttivi ma solo occupati e oberati di cose da fare. È importante dedicare degli slot di tempo precisi per leggere e gestire le comunicazioni.

2. Disattivano le notifiche

C’è stato un periodo in cui, per ogni applicazione, software o dispositivo, tenevo le notifiche attive, sia dal computer che dal cellulare. Ma più aumentano le cose da fare e gli strumenti da gestire e più avere le notifiche attive può diventare un incubo.
Da quando le ho disattivate, oltre ad avere meno distrazioni, riesco a lavorare meglio e non perdo nessuna informazione perché riservo un arco di tempo preciso per controllare solo quello che mi serve.

3. Sanno dire di no

È impossibile fare tutto. Soprattutto se una persona lavora in modo indipendente, all’inizio della sua attività tenderà a dire di sì a qualsiasi richiesta o proposta le venga sottoposta.
Può capitare che “dire di no” a qualcuno diventi una forma di stress facendoci sentire a disagio o in colpa per qualcosa. In realtà, dire sempre “sì” a colleghi, amici e familiari può sembrare una cosa positiva ed educata, ma questo comportamento ci farà fare cose che magari non vogliamo fare, creando dentro di noi un malessere sempre più evidente. Non rispettarci, non rispettare le nostre intenzioni o il nostro pensiero, alla lunga porterà più danni al nostro lavoro e ai nostri rapporti personali perché saremo più infelici di fare cose che non vogliamo con il risultato di perdere un sacco di tempo e di non usarlo come vorremmo.

4. Si conoscono bene

Conoscersi bene, sapere quali aspetti sono i nostri punti di forza e di debolezza, aiuta a non sprecare tempo e a svolgere attività organizzando tutti gli aspetti in anticipo.

5. Danno la giusta priorità alle attività

Ho letto più volte nei vari manuali di gestione del tempo che le persone più produttive tendono a svolgere le attività più spinose e complicate come prima cosa quando iniziano la giornata lavorativa. Partire subito portando a termine la cosa più complicata o temuta ci darà un senso di liberazione e ci permetterà di affrontare il resto della giornata con un migliore stato d’animo e in discesa.

6. Si riservano del tempo per pensare e condividono esperienze

Le persone più organizzate sanno quanto sia importante riservare del tempo per pensare a quanto fatto e hanno un’ottima capacità di fermarsi a riflettere prima di intraprendere un’azione. Condividono inoltre successi e fallimenti con altri professionisti e il solo fatto di esternare le situazioni li aiuta a essere più consapevoli e a riflettere meglio sulle cose che succedono.

7. Non dimenticano di costruire la loro conoscenza

Riservare del tempo giornaliero a imparare qualcosa di nuovo, può sembrare di togliere del tempo al lavoro, ma si tratta di un enorme vantaggio. Ci farà crescere personalmente e professionalmente, aumenteremo le capacità di risoluzione di un problema conoscendo più aspetti e più possibilità per trovare una soluzione. Alla lunga saremo quindi più veloci nel gestire le attività perché avremo più mezzi a disposizione che ci daranno un aiuto considerevole. Qui trovi alcuni strumenti online per continuare a imparare.

8. Non affrontano mai la stessa cosa due volte

Sia che si tratti di un’azione o di un oggetto, le persone organizzate prendono subito una decisione in merito. Non salvano file o email per rivederle in seguito, non accumulano oggetti per prendere decisioni in un altro momento. Quando danno l’attenzione a un qualcosa, prendono subito una decisione, se farla direttamente o se delegarla.

9. Si concentrano su una lista di cose da fare

Le persone più organizzate si concentrano su un’unica lista di poche cose da fare.
Ne puoi avere più di una oppure una lunghissima, ma per la singola giornata lavorativa, è più produttivo decidere in anticipo una lista di poche attività che si andranno a svolgere in ordine di priorità. I compiti più complessi e grandi dovranno essere divisi in blocchi più piccoli e più gestibili.

10. Hanno una scrivania pulita

Quante volte abbiamo detto che stiamo bene nel disordine e che sappiamo perfettamente dove si trovino tutti gli oggetti? In realtà, tenere organizzata la scrivania aiuta a tenere organizzata la nostra mente.
I ricercatori del Princeton University Neuroscience Institute hanno pubblicato i risultati di uno studio qualche anno fa che si riferisce allo stile di vita organizzato e che tende a eliminare il superfluo. In pratica, evidenzia come un ambiente incasinato e saturo non permetta di concentrarsi nel modo corretto sulle attività. Il disordine limita la capacità di elaborare le informazioni.

Sei una persona organizzata? Quali metodi o strumenti usi per lavorare meglio?