Debora | 20 gennaio 2018 | organizzazione

Gli errori da evitare per non incasinarti la giornata

Cadi sette volte, rialzati otto.

Questa è in assoluto una delle citazioni che preferisco e che mi accompagna da diversi anni. Significa molte cose per me come l’importanza di andare sempre avanti, non fermarsi mai e, come mi ha detto tempo fa una ragazza, avere la possibilità di imparare molte cose tra una caduta e l’altra.

Migliorarsi sempre. Che non vuol dire non sbagliare più, ma avere una consapevolezza diversa nell’affrontare la vita.

Per riuscire a migliorarsi costantemente in ambito lavorativo, è necessario riconoscere le priorità senza perdersi in cose all’apparenza urgenti, ma che danneggiano la qualità del tempo a disposizione.

organizzarsi

Ti ho già suggerito alcuni consigli su come essere più organizzati nel lavoro, oggi vediamo invece cosa dovresti evitare di fare per non sprecare tempo concentrandoti su cose che non servono.

Non usare le liste nel modo corretto

L’uso di liste, planner o schemi deve essere un aiuto alla programmazione delle giornate, non una fonte di ansia o una costante corsa contro il tempo.

Se carichi la lista delle cose da fare con mille attività, arrivato a sera potresti sentirti demotivato e ancora più oberato di compiti da portare a termine rischiando di passare più tempo a pensare a come fare tutto piuttosto che a fare qualcosa di concreto.

Puoi usare tutte le liste che vuoi, ma è necessario concentrarsi su UNA cosa alla volta e non passare alla successiva fino a quando la priorità numero uno non è conclusa.

Se usi Trello, ad esempio, organizza una lista generale con tutte le attività e un’altra specifica della giornata lavorativa dove spostare solo il singolo compito da svolgere senza pensare agli altri. Sarà più semplice focalizzarti su una cosa sola senza distrazioni. In una terza lista sposta le attività concluse seguendo la base di partenza del metodo Kanban, ovvero tre colonne divise tra TO-DO (lavoro in attesa), DOING (lavoro in corso) e DONE (attività portata a termine). Quindi dovrai concentrarti quotidianamente sulla colonna DOING senza farti distrarre dalla colonna TO-DO.

Farsi condizionare dalle notifiche

Quando stai facendo qualcosa, ti fermi a ogni notifica anche solo per dare un’occhiata veloce? Se mettessi insieme tutto il tempo speso a focalizzare nuovamente l’attività sulla quale stavi lavorando, rimarresti impressionato dal tempo che potresti risparmiare eliminando le notifiche.
Raggruppa le attività di controllo dei messaggi, delle email o delle comunicazioni in generale in determinati blocchi di tempo.

prendersi del tempo

Non avere delle abitudini, non crearsi una routine

In sostanza fare quello che capita. Anche nei lavori più creativi, disciplina e pianificazione sono necessari se vuoi raggiungere i tuoi obiettivi. Se lasci sempre tutto al caso o facendo quello che ti capita, rischi di portare a termine sempre le stesse cose che magari non ti interessa nemmeno finire, ma che all’apparenza ti sembrano urgenti.

Oppure può capitare di avere delle abitudini “negative” in grado di influire sull’umore e che condizionano l’intera giornata.

Come prima cosa appena sveglio, accendi il cellulare per controllare le mail o i messaggi?

In questo modo, non dai la giusta energia al tuo corpo. Anche se si tratta di semplici comunicazioni, è proprio dannoso partire così. E molto probabilmente senza nemmeno scendere dal letto.

Cerca di creare delle abitudini positive, centrate su di te, sulla tua persona, tanto avrai il resto della giornata per concentrarti sulle richieste di altri. Molto meglio fissare delle abitudini da seguire ogni giorno, come fare una colazione lenta, leggere con calma il giornale, fare degli esercizi o andare a correre.
Non volerti così male, aprire gli occhi e riempire la mente con richieste, urgenze, scadenze, ecc., ma anche solo post o condivisioni di altri, inevitabilmente vuol dire passare tutta la giornata condizionati da altre persone, vuol dire consegnare la tua energia virtualmente ad altri.

La mia routine prevede di uscire tutte le mattine a camminare. Sole, vento, pioggia, freddo o caldo, mi sveglio molto presto ed esco a passeggiare. Amo vedere il passare delle stagioni, il cambio di aria, le foglie che cadono o i fiori che sbocciano, i cambiamenti di luce. Prendo come modello il mio cane che è l’esempio perfetto del “qui e ora”, infatti apprezza ogni singolo istante di quello che sta vivendo, ogni strada, ogni sentiero, senza pensare a cosa farà dopo o cosa succederà in seguito. Prova a inserire anche tu l’abitudine della concentrazione, l’abitudine del “qui e ora”. La tua mente ti ringrazierà.

qui e ora

Non prendersi cura della propria persona

Quali sono le tue passioni? Quali sono gli argomenti di cui parli sempre volentieri, senza mai stancarti e che ti fanno brillare gli occhi? Dedichi del tempo a quello che ti piace?

Prendersi del tempo per la cura della propria persona, inteso sia fisicamente che mentalmente, è una priorità da fissare nel calendario.

Quando il lavoro aumenta, le richieste si fanno più pressanti, il tempo per la propria persona è il primo a saltare dietro a mille scuse: “ma sì, solo per oggi”, “se non vado a correre, riesco a finire il lavoro” (che molto probabilmente non finirai comunque).
I motivi che portano a trascurarci sono diversi, come ad esempio il senso di colpa nel voler fare delle cose per noi quando sappiamo di avere delle attività in sospeso. In realtà, è proprio questo tempo per noi che ci farà poi brillare nel resto delle attività. Che senso ha riuscire a fare tutti i compiti se perdiamo il conto dei giorni, se non ricordiamo più quando abbiamo fatto un giro in centro solo per il piacere di farlo?

Non proteggere le priorità

Collegato al punto precedente, oltre a riservarsi del tempo per sé stessi, è fondamentale proteggere le priorità suddividendo i tempi dedicati al lavoro, ai social, alle email ecc. facendo in modo che queste attività non occupino tutti gli spazi della nostra vita finendo per rovinare i rapporti personali.

Quando penso ai rimpianti della mia vita, soprattutto sul lungo periodo, tutto quello che mi viene in mente riguarda in qualche modo gli affetti personali, non il lavoro o altri settori che invece sul breve periodo hanno sempre occupato molto spazio in termini di priorità. Non mi è mai piaciuto questo aspetto ed è proprio per questo che custodire le priorità vere diventa per me fondamentale.

E tu, che errori sai di commettere nell’organizzazione delle giornate lavorative e che non riesci ad evitare di fare?