Debora | 9 ottobre 2016 | organizzazione

10 punti per organizzare il tuo lavoro dal libro “Il magico potere del riordino”

L’importanza di organizzare i propri spazi per migliorare la propria vita.

Trovare nuovi clienti, far crescere l’attività, occuparsi di tutti gli aspetti lavorativi. Queste sono solo alcune delle fasi molto delicate e importanti da seguire soprattutto agli inizi.

Ci sono vari modi, tattiche, studi per portare avanti tutti questi aspetti, ma è indubbiamente necessario avere una solida base organizzativa. Senza questa base ogni azione intrapresa risulterà instabile, poco efficace e ti darà la sensazione di rimanere fermo sempre allo stesso punto.

Come diceva il professor Colangelo: “Senza la base, scordatevi le altezze”. Per poi interrogarci sulle formule 🙂

pastelli ordinati per articolo

Un interessante aiuto arriva dal libro “Il magico potere del riordino” di Marie Kondo che spiega quanto sia importante organizzare i propri spazi per migliorare la propria vita. Descrive principalmente gli ambienti domestici, ma vediamo insieme alcuni punti utili da applicare alla vita lavorativa e che sono in grado di portare benefici al tuo business:

  1. Tieni in ordine il tuo ufficio o la tua postazione di lavoro. Dai una collocazione ad ogni oggetto e non perderai tempo e concentrazione a districarti tra le cose accumulate.
    “Facendo ordine in modo radicale cambia drasticamente anche la propria forma mentis, il proprio modo di vivere e la propria esistenza. […] Riordinando si mette in ordine il passato, si prende coscienza di ciò che conta.”
  2. Stabilisci degli obiettivi, pianifica le attività, rispetta le scadenze stabilite, controlla quanto svolto. Scegliere, scegliere e ancora scegliere, selezionare e portare avanti quanto deciso.
    “Di cosa voglio circondarmi nella mia vita quotidiana?”
  3. Impara a selezionare e a non perderti in una marea di cose. Taglia, scarta e togli quello che non serve. Non accumulare per evitare di arrivare al punto di non sapere più nemmeno cosa hai.
    “L’arte di buttare via.”
  4. Porta a termine le attività evitando di fare un po’ di tutto, male e controvoglia.
    “Facendo le cose a metà non riuscirete mai a tenere in ordine […]”
  5. Concentrati su un solo aspetto alla volta. Oggi decidi di finire un lavoro per un cliente senza farti distrarre da altre cose come email o articoli. Domani rispondi alle richieste o valuti nuove opportunità senza mischiare le cose.
    “La soluzione è riordinare per categoria […]”
  6. Prendi decisioni senza utilizzare scuse e senza ingannarti, non metterti in pace l’anima facendo finta di riorganizzare. Soprattutto all’inizio bisogna essere determinati, drastici e non cercare scuse.
    “Fino a quel momento non avevo riordinato, ma mi ero limitata a stipare gli armadi, nascondendo sotto un coperchio le cose che non mi servivano per tenerle fuori dalla mia visuale.”
  7. Devi essere deciso, determinato, sicuro di quello che stai facendo. In fondo come puoi proporti ai clienti se sei indeciso o dubbioso? Impara ad analizzarti e a delegare quanto è possibile, è importante essere consapevoli di quanto si è in grado di fare.
    “Cambiare la propria mentalità sembra facile a parole, ma riuscire ad autocontrollarsi non lo è affatto.”
  8. Apprezza l’ordine intorno a te, sfrutta l’energia positiva che ne deriva.
    “Il riordino produce effetti visibili e soprattutto non mente […] il vostro modo di pensare cambierà drasticamente.”
  9. Vai per fasi, fai una scaletta di cosa è necessario svolgere
    “Se dovessimo dividere il riordino in due fasi, la prima riguarderebbe il valutare se buttare un oggetto oppure no, la seconda il decidere la collocazione di quell’oggetto. Se siete in grado di compiere queste due azioni, avete raggiunto la perfezione in questo campo.”
  10. Pensa all’obiettivo finale. Cosa vuoi ottenere?
    “Prima di buttare via le cose, pensate all’ideale di vita cui aspirate […]”

gruppo di persone

Solo dopo aver impostato uno stile professionale organizzato e solido potrai concentrarti su altri aspetti adatti a ciò che rappresenta il tuo contesto, il tuo pubblico e i tuoi obiettivi.
Prima di tutto sarà necessario puntare a nicchie specifiche senza rivolgerti al mercato in modo generico sperando che qualcuno mostri interesse per la tua attività. Prima di costruire la tua comunicazione aziendale, pensa prima di tutto ai destinatari.

Punta sempre alla qualità e presta attenzione ai dettagli. Non ti fermare, persegui costanti miglioramenti rimanendo aggiornato e al passo con i tempi. Tieni il sito web aggiornato, semplice ed organizzato.

Costruisci relazioni con altre imprese e professionisti e partecipa agli eventi del tuo settore per scambiare pareri e opinioni. Durante lo svolgimento della tua attività, raccogli testimonianze di clienti e collaboratori. Con il tempo la costruzione di una rete e di collegamenti ti sarà utile per ottenere una solida e valida immagine aziendale come abbiamo già visto descrivendo l’importanza dell’immagine.

Devi essere pronto a tutte le domande e richieste che ti arriveranno.

Perché i clienti dovrebbero scegliere la tua azienda? Che vantaggi offri? Con che costi?

Analizza i bisogni dei clienti anticipando le soluzioni. Cerca di rispondere ai potenziali clienti con una tempistica ragionevole senza lasciargli il tempo di perdere l’interesse dimostrato per quello che fai. Delega alcuni compiti per riuscire a seguire il tuo lavoro più rapidamente e più efficacemente.

Infine, analizza periodicamente quanto svolto valutando e pianificando i prossimi obiettivi

Questa fase è molto importante, l’analisi è un’attività fondamentale per studiare i risultati, gli aspetti positivi/negativi, gli obiettivi raggiunti e i prossimi da perseguire riuscendo ad intervenire e apportare le modifiche dove più necessario.

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Autore: Debora Montoli – Libero la tua agenda da attività ripetitive lavorando da remoto come Assistente Virtuale.