Debora | 21 aprile 2018 | organizzazione

Cos’è la Clean Desk Policy e come può aiutarti nel tuo lavoro

La disorganizzazione e il disordine possono diminuire la tua produttività e aggiungere stress alle tue giornate

Che cos’è una Clean Desk Policy?
È una pratica e un insieme di regole che indicano come tenere pulite e in ordine le scrivanie liberandole da tutti gli oggetti che non sono usati abitualmente o che non servono in un dato momento. È diffusa soprattutto in alcuni uffici, ma anche se lavori da casa può portarti dei vantaggi.

Obiettivo: alla fine di ogni giornata ogni cosa usata, ogni oggetto deve essere riposto in uno spazio dedicato.

Come fare?

1. Riserva del tempo quotidiano per riorganizzare la scrivania.

2. Fai in modo che tutti i documenti, lettere, raccoglitori, libri… vengano rimossi dalla scrivania e riposti in altri spazi. O proprio buttati se non servono.

Spesso il piano di lavoro viene scambiato per uno svuotatasche. Si continuano ad ammucchiare un sacco di oggetti che in realtà non servono. Vecchi giornali, gadget di eventi dell’anno precedente, penne che nemmeno scrivono più, fogli scarabocchiati senza ormai più nessuna utilità, tazze di ogni tipo, cavi di cui non si sa la provenienza e molto probabilmente servono per ricaricare il tuo primo Nokia…

E qui ci viene in aiuto Marie Kondo con il suo libro “Il magico potere del riordino”, dove spiega quanto sia importante organizzare i propri spazi per migliorare la propria vita.

“Facendo ordine in modo radicale cambia drasticamente anche la propria forma mentis, il proprio modo di vivere e la propria esistenza. […] Riordinando si mette in ordine il passato, si prende coscienza di ciò che conta.”

Se dai una collocazione ad ogni oggetto, non perderai tempo e concentrazione a districarti tra le cose accumulate. Scegli un posto per ogni oggetto ed impegnati a mantenerlo, fai in modo che diventi un’abitudine.

3. Crea una “spazio di azione” sulla tua scrivania dove metterai solo quello che serve per completare il progetto su cui stai attualmente lavorando. Non appena l’attività viene completata, svuota quest’area in modo che sia pronta per il tuo prossimo compito.

4. Organizza i materiali di consumo o i documenti che usi maggiormente: più spesso usi qualcosa, più dovrebbe essere vicino a te. Il problema è che si tengono fissi sulla scrivania degli oggetti che non si usano mai. Dai una collocazione in base all’utilità.

Vantaggi di una Clean Desk Policy

1. Aumento della produttività.
Come abbiamo già visto in questa ricerca, il disordine fisico influisce negativamente sulla capacità di concentrarsi ed elaborare le informazioni. Riducendo il disordine, puoi aumentare la produttività.

2. Risparmio di tempo.
Un maggior ordine unito all’aumento della digitalizzazione permette di accedere a grandi quantità di informazioni in poco tempo senza lasciare niente sulla scrivania. Se tutto è archiviato in formato cartaceo, il processo di ricerca diventa di per sé un’attività. Si sprecherà molto tempo a trovare quello che serve.

3. Meno stress.
Il disordine può aumentare i livelli di stress. Se devi cercare costantemente gli oggetti, riduci la capacità di concentrazione sul lavoro e ti senti più stressato.

Quando la scrivania è piena di documenti ed oggetti, trovare quello che ti serve diventa molto più difficile. Il focus è quello di svolgere e portare a termine le attività nel miglior modo possibile senza sprecare tempo ed energie a cercare cose.

L’ordine ha anche un beneficio alla vista, staccare dalla scrivania vedendola a posto, fa sentire meglio e dà un maggior senso di completamento rispetto a lasciare la postazione di lavoro e ricominciare una nuova giornata partendo già dal caos.

4. Più ordine, più concentrazione, più creatività.
La risoluzione di compiti complicati diventa più facile quando si ha una scrivania pulita di fronte a sé. Si è maggiormente in grado di concentrarsi sul problema quando l’ambiente non è ingombrante o soffocante.

Pulire e mettere in ordine la scrivania è un po’ come l’abitudine di aprire le finestre la mattina per cambiare aria.

In questo esperimento, i ricercatori hanno chiesto ai partecipanti di risolvere un puzzle in due tipi di ambiente: uno disordinato e uno in ordine. Le persone che lo risolvevano in un ambiente più pulito erano in grado di portare a termine il lavoro più rapidamente. Per lo scienziato questo indicava che l’ambiente disordinato “minacciava il senso di controllo personale causando un esaurimento delle risorse mentali”.

Focalizzandosi quindi solo sullo svolgimento delle attività, si ha più tempo per pensare a soluzioni creative piuttosto che diluire l’energia in più aspetti.
Chi lavora in uno spazio ordinato può sentirsi alleggerito dalla confusione e più mentalmente predisposto ad affrontare un problema difficile.

Aumenta anche l’autoregolazione intesa come la capacità di orientarsi nel fare le attività previste. E proprio l’autoregolazione può essere indebolita dall’esaurimento delle energie mentali.

La tua cabina di pilotaggio

Nell’affrontare la tua giornata lavorativa, il tuo spazio di lavoro è la tua cabina di pilotaggio. Se non organizzi e prepari quello che ti serve, la qualità del lavoro ne risente. Anche il cervello ha bisogno di spazio.

Il disordine può essere confortante per certi aspetti perché non devi più preoccuparti delle nuove cose che si aggiungono perché è già tutto in disordine. Ma anche se ti sembra di rilassarti nella tua confusione, un ambiente disorganizzato può essere un vero ostacolo quando cerchi di fare qualcosa.

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Autore: Debora Montoli – Libero la tua agenda da attività ripetitive lavorando da remoto come Assistente Virtuale.