Debora | 27 maggio 2017 | assistente virtuale

Nessun assistente virtuale è un’isola

I collegamenti e le connessioni tra l’assistente virtuale e le realtà aziendali

Durante le chiacchierate con amici e conoscenti, il mio lavoro genera spesso una certa curiosità perché questa professione di assistenza virtuale è vero che si sta diffondendo, ma non ancora così tanto. In modo particolare quando mi allontano dall’ambito del web.

La cosa che noto, quando descrivo le attività che possono svolgere gli o le assistenti, è che molte persone pensano che questa figura professionale non serva per la loro realtà lavorativa, ma sia adatta solo a chi ha a che fare con “l’internet”.

In realtà non c’è un settore più adatto di altri a collaborare da remoto con una persona delegandole delle attività. Perché in fondo nel momento in cui decidi di collaborare con qualcuno, non importa molto il dove questa persona lavori.

La fiducia la percepisci a prescindere e la paura che non vedendo costantemente una persona questa non lavori non è tanto diversa dalla stessa situazione che può avvenire in ufficio con i dipendenti.

collaborare con l'assistente virtuale

Ho passato molti anni da dipendente e conosco bene le dinamiche che si creano. Posso dire che se una persona non vuole lavorare o se è interessata a fare altro troverà comunque il modo di farlo anche rimanendo in ufficio tutto il tempo.

La cosa che più odiavo del lavoro in ufficio era l’errata suddivisione del tempo, erano i tempi morti che si creavano in determinate fasce orarie per poi scatenare una corsa contro il tempo in altre. Proprio non capivo perché ero costretta a rispettare degli orari di presenza quando non serviva, per essere poi obbligata a fare gli straordinari per rispettare consegne o scadenze.

Se ripenso a quanto tempo buttato senza aver avuto la possibilità di fare altro, tempo passato in attesa di decisioni di altre persone. Spreco di tempo e di soldi per l’azienda.

Anche adesso ci sono i tempi di attesa quando mando in approvazione un lavoro o quando aspetto maggiori specifiche, ma mentre sono in quell’attesa posso fare qualsiasi altra cosa senza far perdere soldi al cliente e senza dover cazzeggiare su Facebook sperando che nessuno mi veda.

Quanto odiavo l’attesa inutile.

Per semplificare si potrebbe dire che tutte le imprese, professionisti o artigiani possono ricorrere all’assistente virtuale, quello che cambia è il tipo di attività da delegare e la persona più adatta a svolgere quanto richiesto.

Questo perché gli assistenti virtuali hanno sicuramente in comune due aspetti principali:

  • lavorare da remoto
  • amare in modo particolare il proprio lavoro, fatto e cucito addosso come un vestito su misura

Oltre a queste caratteristiche, ognuno di noi è all’incirca specializzato in determinate aree come il web, le lingue, l’assistenza clienti, mansioni di segreteria e altre attività.

I vantaggi che questo tipo di collaborazione porta sono innumerevoli.

L’imprenditore Bryan Miles ha scritto l’articolo “3 Ways a Virtual Assistant is the Fastest Ticket to Growth in 2017” che mette in evidenza quanto sia utile per gli imprenditori delegare delle attività all’assistente virtuale.

Secondo lui ogni imprenditore dovrebbe concentrarsi su due o tre aspetti principali del lavoro e delegare il resto.
Per fare andare bene la propria attività e portare avanti il proprio lavoro, il tempo è fondamentale.

Il tempo è il vero valore.

È necessario non perdere tempo in attività che potrebbero essere svolte da altre persone. Non tanto per la semplicità, ma perché sono meno delicate da un punto di vista strategico.

il tempo dell'imprenditore

L’imprenditore è come se fosse l’attaccante di una squadra di calcio, il tempo che ha a disposizione non può sprecarlo anche per difendere perché così facendo non segnerà mai. Se invece lascia gli altri ruoli ad altre persone, ecco come la concentrazione aumenta e anche il rendimento migliora.

Liberare l’imprenditore dandogli tempo e permettergli così di concentrarsi su attività importanti come creare connessioni strategiche con altre realtà o prendere decisioni finanziarie, mentre l’assistente trascrive file audio di importanti riunioni, realizza presentazioni, manda email riassuntive, gestisce calendari e appuntamenti, gestisce telefonate collaterali, realizza report, effettua delle ricerche online o fa da filtro proteggendo il tempo dell’imprenditore.

Dare supporto, aiutare a gestire una comunicazione più coerente. Fare da collegamento riempiendo gli spazi vuoti tra le varie cose che succedono. Queste sono solo alcune delle priorità di noi assistenti.

E tutto questo è possibile senza stare in ufficio?

Sì, perché i risultati e i vantaggi sono visibili e concreti. Pur lavorando in un luogo diverso, l’assistente virtuale è strettamente legata all’impresa, al negozio, all’attività per la quale lavora.

È praticamente impossibile non essere collegati, la rete che si crea quando inizia la collaborazione diventa forte e resistente perché entrambe le parti ottengono dei vantaggi.

Più tempo, più valore, più crescita per l’imprenditore. Più motivazione, più interesse nel lavoro, più crescita anche per l’assistente.

Quella che può sembrare un’isola staccata diventa in realtà un importante centro di connessioni. Un vero e proprio ponte tra imprenditore, clienti, fornitori o altri assistenti e collaboratori.

Molto probabilmente starai pensando che puoi fare tutto da solo. Starai pensando che ora che spieghi a un’altra persona cosa fare, fai prima a pensarci direttamente tu.

Ma è un falso vantaggio, perché non avrai il tempo materiale di fare qualcosa di concreto e di utile per la tua attività. La chiusura mentale su questo aspetto non lascia spazio nemmeno per ipotizzare strade diverse, possibilità nuove solo perché semplicemente non hai tempo e cadi nel pericolo del voler controllare tutto a tutti i costi.

imparare a delegare

Certo è che puoi andare avanti come hai sempre fatto senza cambiare, ma con maggiore stress, senza poter cogliere delle opportunità o dover scendere a compromessi per seguire tutto.

A mio avviso, una delle cose più importanti per riuscire bene nel proprio lavoro è dare la giusta importanza alle connessioni con altre persone, con altre realtà. Sia che si lavori in una grande azienda o anche in modo indipendente.

Imparare a creare ponti è una cosa fondamentale per ogni settore.