Come organizzare le attività senza perdere tempo con il metodo Kanban

Per velocizzare alcune operazioni, gestire senza ansia i compiti da svolgere e creare un processo che ti farà risparmiare tempo senza perderti informazioni importanti.

Metodo Kanban

Il concetto principale che voglio trasmetterti è: la focalizzazione unita ad un flusso definito permette di portare a termine le attività con i giusti tempi e senza sprecare energie o risorse.

A mio parere usare un metodo, da scegliere in base alla tua realtà, serve per visualizzare il lavoro globale e circoscrivere il lavoro in svolgimento senza doversi mai chiedere quale compito svolgere.

Il fine è quello di arrivare a non dover più pensare a cosa fare, perché è già stato definito dal metodo. Significa che puoi iniziare subito a lavorare in modo molto più produttivo senza perderti in mille cose evitando così che il cervello abbia sempre la sensazione di avere troppe “schede” in sospeso.

Il metodo Kanban è un “visual workflow management tool”, che permette appunto di gestire il flusso del lavoro riuscendo a fare di più con meno stress.

La base di partenza di questo metodo prevede di creare delle colonne divise tra:
1. TO-DO (lavoro in attesa da fare)
2. DOING (lavoro in corso)
3. DONE (lavoro portato a termine)

Si può mettere in pratica in molti modi, usando una semplice lavagna oppure un tool online come Trello, applicazione di gestione dei task perfetta in stile Kanban.

Nella colonna TO-DO inserisci le attività che dovranno essere svolte con le indicazioni, i tempi, le persone coinvolte… Tutto quello che può esserti utile.

Devi essere sincero e devi inserire proprio tutto.

Dividi i grandi task in piccole mansioni e in questa fase dovresti “sentirti male” per il numero di cose da fare.

L’obiettivo è quello di spostare le singole attività tra le varie colonne facendogli fare un percorso lineare mantenendo una rappresentazione visiva del flusso in ogni momento.

Dal TO-DO, prendi poche attività mettendole nel DOING fino a quando potranno essere spostate nel DONE.

Nel DOING andranno spostate contemporaneamente poche attività sulle quali concentrarsi, anche una sola se necessario. In questo modo focalizzerai l’attenzione su questa colonna lasciando il “caos” nel TO-DO senza prestare più attenzione alle attività in sospeso.

Come personalizzare le colonne

A seconda del settore e del tipo di attività da svolgere, potrebbe essere più comoda una visualizzazione settimanale da gestire con lo stesso concetto di flusso.
In pratica, invece di avere le colonne TO-DO, DOING, DONE, puoi definire i blocchi con i giorni della settimana per poi passare le attività da un giorno all’altro.

Per il settore sales, la gestione può essere fatta con queste colonne, spostando tra le varie fasi il contatto inserito:
LEAD > NEW OPPORTUNITIES > PROPOSAL > NEGOTIATION > CLOSED (WON/LOST)

Per le risorse umane il flusso potrebbe essere:
PRIMA SELEZIONE > COLLOQUIO TELEFONICO > COLLOQUIO IN SEDE/VIA SKYPE > DA ASSUMERE > ASSUNTO
Filtrando ad ogni passaggio i vari candidati e inserendo come note i dettagli più importanti come email, cellulare e appuntamento fissato, così tutti i membri del team sapranno a che punto è la selezione e come contattare la persona interessata.

Per un team di sviluppatori, il flusso potrebbe essere:
PLAN > DEVELOP > TEST > DEPLOY > DONE
Facendo sempre passare le attività tra le varie colonne a seconda dei progetti.

Su cosa si basa il passaggio da una colonna all’altra?

Il flusso si basa sostanzialmente su tre domande:
1. Dove sono adesso? (su cosa è necessario concentrarsi)
2. Da dove arrivo? (cosa mi ha portato alle attività attuali)
3. Dove voglio andare? (l’obiettivo da raggiungere)

Altri tool da usare

Se ti piace questo metodo, ti consiglio di testare oltre a Trello:
1. Kanban Tool
Basato sempre sulle board come avviene in Trello, ma con la possibilità di creare delle “board a cascata” dividendo ad esempio i task della categoria TO-DO in “attività ferma per approvazione esterna” o “attività pronta per essere gestita”.

2. TeuxDeux
Strumento semplice e pratico, sembra un plan cartaceo anche se digitale. Permette di inserire le attività su ogni giorno della settimana. Se un’attività è posticipata può essere trascinata sui giorni successivi. Oltre alla visualizzazione settimanale, è possibile personalizzare le board proprio come con Trello con gli esempi visti sopra.

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Autore: Debora Montoli – Libero la tua agenda da attività ripetitive lavorando da remoto come Assistente Virtuale.