Debora | 22 settembre 2018 | organizzazione

Perché pensare solo a metodi o strumenti non ti farà lavorare meglio

Il modo di pensare e il come comunicare con le altre persone sono i due aspetti principali sui quali concentrarsi per migliorare il lavoro.

Spesso mi chiedono come mi organizzo per riuscire a lavorare con clienti diversi senza fare confusione. E la mia risposta è sempre la stessa e non riguarda strumenti o metodi particolari. Ricorro a tool online come tutti e ho le mie abitudini e le mie preferenze per lavorare, ma in cima alla lista degli aspetti più utili metto il modo di pensare.

Ogni volta che lavoro per un cliente, ogni volta che prendo in carico un’attività da portare a termine, per me esiste solo quel cliente.

Sembra una cosa banale, ma si tratta di pensare che ci sia solo lui, indipendentemente dal carico di lavoro da fare.

All’inizio non è stato per niente facile perché non va sempre tutto liscio mentre si lavora. C’è il telefono, arrivano le interruzioni, gli imprevisti e certe urgenze. Ma devo dire che più passa il tempo e più questo pensiero è diventato ormai un’abitudine consolidata e la mente fa sempre meno fatica. In questo modo non ho bisogno di fare paragoni perché per me c’è una sola realtà aziendale da seguire per un determinato arco di tempo.

Riuscire a pensare di avere solo un cliente e di focalizzarmi solo su di lui aiuta senza dubbio la produttività, ma ha anche il vantaggio di non farmi influenzare dagli altri lavori che seguo.

Ogni cliente è unico e ogni cliente ha le sue preferenze, i suoi obiettivi, e delle specifiche impostazioni da seguire.

E uno degli aspetti che amo in modo particolare del mio lavoro consiste nell’arrivare a conoscere le abitudini del cliente: come preferisce comunicare, con cosa si trova a sua agio, che tempi di risposta ha e cosa gli dà fastidio.

Un po’ come i baristi che nonostante le tantissime persone con le quali hanno a che fare riescono a ricordarsi le preferenze dei clienti più affezionati, i gusti e le particolarità. Per qualche istante la persona che hanno di fronte diventa l’unica alla quale dedicare un po’ di attenzione.

Il passaggio di informazioni

Il secondo aspetto che mi aiuta nell’organizzazione del lavoro non riguarda ancora metodi o strumenti, ma la comunicazione. Come vengono gestiti gli scambi di informazioni e di aggiornamenti con clienti e collaboratori.

Lavorando online mi sono subito scontrata con la necessità di cambiare modalità e abitudini. Online è tutto diverso, manca il linguaggio del corpo e il contesto, i tempi di risposta non arrivano sempre quando servirebbero, a volte si perde la possibilità di un confronto diretto e sembra che manchi qualcosa.

Pur avendo tantissimi strumenti a disposizione, fin troppi forse, comunicare online resta una delle cose più complicate.

Ho lavorato per alcuni anni nell’editoria e sono stati anni molto motivanti e stressanti. Facevo parte di un team di cinque ragazze all’interno di un open space composto all’incirca da trenta persone per ogni lato del corridoio.

Eravamo molto diverse, come carattere, abitudini e modi di lavorare. Ma grazie al giusto approccio devo dire che con il tempo (e con arrabbiature varie 🙂) siamo riuscite a mettere in piedi procedure che ci sono state di notevole aiuto per risolvere il problema principale: il passaggio di consegne, l’importanza di saper comunicare e di saper aggiornare le persone interessate.

Lavorare sui quotidiani vuol dire entrare a far parte di una macchina che non si ferma mai.

Il lavoro era gestito su turni e tutte noi dovevamo essere in grado di occuparci delle stesse cose per evitare blocchi in caso di assenze. E il problema più grosso rilevato in quegli anni è stato il mancato o errato passaggio di informazioni che portava poi a scontri verbali, nervosismo, immancabili litigi.

Dedicandoci molto tempo, alla lunga eravamo riuscite ad eliminare il più possibile le dimenticanze, le comunicazioni mancate, errate o confuse. Si lavorava meglio avendo trovato, non senza fatica, il nostro modo di comunicare. Avevamo perso tempo per studiare procedure per passare le informazioni.

La scelta dello strumento è arrivata in un secondo momento. Senza un radicale cambio di mentalità, nessun programma avrebbe risolto il problema.

Pur lavorando fianco a fianco la comunicazione è stato l’aspetto più sottovalutato e più critico.

Cercare di risolvere problemi in anticipo invece di costruire muri invisibili ci ha permesso di lavorare in modo più rilassato sapendo che tutte stavamo perseguendo lo stesso obiettivo.

Ecco perché credo che, soprattutto online, il tempo da dedicare alle modalità di comunicazione tra le persone coinvolte richieda una sforzo maggiore e notevole per non sentirsi sopraffatti non tanto dalle cose da fare, ma da mille informazioni che arrivano su troppi canali e che non servono a niente se non a fare confusione.

Lavorare meglio partendo dalle basi

Cerco di mettere in luce le cose che veramente contano, che si trovano alla base di un modo di lavorare migliore. Spesso perdiamo molto tempo alla ricerca di soluzioni magiche, strumenti perfetti o metodi infallibili, ma senza l’attitudine e la giusta predisposizione tutte le soluzioni trovate ci sembreranno fantastiche all’inizio per poi essere abbandonate nel lungo periodo.

Solo dopo aver lavorato sul modo di pensare, solo dopo aver cambiato le abitudini e perfezionato il modo di comunicare è possibile concentrarsi su metodi e strumenti. Anche perché un metodo non è nient’altro che un insieme di comportamenti ripetuti in modo coerente e in un ordine particolare e gli strumenti fanno solo da supporto. Ma senza il giusto approccio non ci sarà nessuna base sulla quale costruire il resto.

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Autore: Debora Montoli – Libero la tua agenda da attività ripetitive lavorando da remoto come Assistente Virtuale.