Quanto costa una riunione?

“Spesso l’incontro più produttivo è quello che non c’è mai stato.”

La maggior parte delle regole e dei metodi riguarda la gestione delle attività e dei progetti. Non si presta la stessa attenzione nel regolare le interazioni, le riunioni o le comunicazioni.

Le riunioni sono organizzate con troppa leggerezza ed è proprio per questo che tante persone ritengono che siano una perdita di tempo. Non basta mettere uno slot in agenda per dire che un incontro è organizzato e che sarà produttivo. Ci sono tante variabili da considerare e la prima domanda alla quale rispondere è: quanto costa una riunione?

Secondo Robert Kaplan:

“Non si può gestire ciò che non si può misurare.”

Ma in molti casi questi controlli riguardano solo il lavoro in sé. Sono pochissimi i gruppi di lavoro che misurano costi, tempo e impatto delle riunioni e delle comunicazioni.

Le riunioni non studiate a sufficienza costano al gruppo più di quanto si possa immaginare.

Quando chiedo: “quanto costa una riunione?”, ci si limita a fare la moltiplicazione tra tempo impiegato, persone coinvolte e costo orario di ogni persona.

Anzi, c’è chi nemmeno fa la moltiplicazione pensando che una riunione di mezz’ora costi mezz’ora. Un incontro di mezz’ora con, ad esempio, dieci persone non è un incontro di mezz’ora. È un incontro di 5 ore e, se sembra una cosa così scontata, nell’atto della pianificazione questa considerazione svanisce.

Sul sito Harvard Business Review si trova un semplicissimo strumento che permette di calcolare il costo reale di una riunione a partire dal numero dei partecipanti.

Ma non si tratta solo di una moltiplicazione, manca il quadro più ampio.

Quanto tempo ci vuole alle persone, alla fine della riunione, per tornare nel flusso del lavoro?

E non mi riferisco solo al tempo materiale per rimettersi al computer o per chiudere Zoom.

Non si tiene conto della stanchezza che arriva dopo le riunioni e che frena il lavoro delle persone. Non si tiene conto di ciò che comporta l’organizzazione dell’incontro, della preparazione iniziale e del riepilogo finale.

Andy Grove, fondatore di Intel, una volta scrisse:

“Proprio come non permetteresti a nessuno di rubare migliaia di euro di attrezzatura dell’ufficio, non dovresti lasciare che nessuno rubi il tempo delle persone.”

Per fare un esempio, una grande azienda manifatturiera ha scoperto che una riunione di 90 minuti, regolarmente programmata con presenti alcuni manager di livello medio, costa più di $15 milioni all’anno.

Perché questo? Perché le riunioni si insinuano nel calendario senza un piano o un chiaro livello di priorità.

Prima di inserire in agenda l’ennesima riunione, poniamoci queste domande:

• È davvero necessario fare la riunione?
• Questa riunione potrebbe diventare solo un’email?

Cosa fanno gli altri? Cosa succede in alcune aziende?

Nella mia minuscola esperienza, l’approccio errato nei confronti delle riunioni era presente in contesti piccoli, grandi, nei panni del dipendente o del libero professionista. C’erano sempre due facce della stessa medaglia: se eri invitato il pensiero era “che stress, la solita seccatura”, se non ti chiamavano “ma perché non mi hanno invitato?”.

A un certo punto mi sono chiesta: “Ma gli altri come fanno?”. Ed ecco che cercando in rete ho trovato degli esempi interessanti.

Dopo aver provato approcci diversi, Corina Burri, responsabile marketing di Ofri, ha sperimentato che scrivere note lunghe prima delle riunioni rende gli incontri più efficaci.

“Ci incontriamo online tramite Zoom o Skype. Prima di ogni riunione, i partecipanti preparano i loro appunti condividendoli su Google Documenti. Chiediamo che le note siano scritte in modo completo, evitando solo l’aggiunta di punti o parole chiave, come dall’esempio preso da Jeff Bezos. All’inizio dell’incontro, fissiamo 10 minuti in silenzio per leggere i nostri appunti. Successivamente, tutti hanno la possibilità di porre domande riguardanti le note e il tempo è limitato a 6 minuti a persona.”

Ma cosa fa Jeff Bezos, il CEO di Amazon?

Per lui le riunioni servono per eliminare problemi complessi, prendere decisioni importanti, parlare di questioni delicate o coordinare progetti con molti collegamenti. Le persone coinvolte devono arrivare alla riunione con tutte le informazioni di cui hanno bisogno per riuscire a dare il loro contributo. La cosa particolare è che Bezos ha vietato i PowerPoint durante le riunioni di Amazon a favore di testi completi e corposi.

Scrivere un documento completo di sei pagine, invece di schematizzare il tutto inserendo solo parole chiave, costringe a pensare meglio.

“La struttura narrativa richiesta dà vita a un pensiero migliore e a una comprensione migliore di ciò che conta di più.”

Così facendo, tutti sono preparati, le informazioni sono già documentate e si va dritti al punto.

C’è un’altra cosa di Bezos che vale la pena riportare. Quando una riunione non si può evitare, si usa la regola delle due pizze. Troppe persone rendono un incontro inutile e il gruppo dovrebbe essere abbastanza piccolo da riuscire a sfamarsi con due pizze.

Perché meno è meglio? Gli studi dimostrano che i team di piccole dimensioni sono più efficaci di quelli di grandi dimensioni. C’è una minore diluizione della responsabilità e meno persone significa che ogni persona si sente più incentivata a contribuire al progetto.

C’è un altro aspetto da considerare: avere una riunione produttiva non significa che sia produttiva per tutti i presenti.

In effetti, mi è capitato spesso di partecipare a delle riunioni molto lunghe in cui il tempo rilevante per me fosse veramente minimo.

Come dice Neal Hartman: “Le persone spesso non pensano a chi debba davvero essere presente alla riunione”.

Per Elon Musk c’è un modo molto semplice per evitare questo problema: far sapere alle persone che sono libere di rifiutare gli inviti se sentono di non portare valore alla riunione.

“Non è scortese andarsene, è scortese far rimanere le persone e sprecare il loro tempo.”

Ecco le tre regole d’oro di Musk:

1. Nessun incontro con troppe persone.
2. Se non stai portando valore a una riunione, vai via.
3. Nessun incontro ricorrente.

Lindsay Anvik di See Endless organizza riunioni in cui si rimane in piedi e afferma che l’ingrediente fondamentale è la preparazione.

“Abbiamo un ordine del giorno e chiedo sempre alle persone di arrivare preparate e con qualcosa di misurabile. Le persone fanno brainstorming in anticipo e sono pronte per condividere tre idee sul tema da trattare. In questo modo non ci obblighiamo a essere creativi quando in realtà non lo siamo.”

Di Steve Jobs apprezzo il livello di attenzione che ha avuto nei confronti del tempo e dell’organizzazione. Ogni anno andava in ritiro, con delle “mega riunioni”, con i primi 100 dirigenti Apple con l’unico scopo di pianificare.

Chiedeva ai presenti di identificare le 10 priorità che l’azienda avrebbe dovuto perseguire nell’anno successivo. Dai 10 elementi selezionati, Jobs prendeva un pennarello per cancellarne sette lasciando solo i primi tre: “Ne possiamo fare solo tre”. In questo modo, eliminava la dispersione e lo spreco di tempo ed energie.

L’inganno delle riunioni ricorrenti

Solo perché un incontro è produttivo nelle prime fasi, non significa che sarà produttivo per sempre. Molte riunioni continuano a essere pianificate solo per abitudine anche se non portano più nessuna utilità.

È sempre necessario fare riunioni di allineamento settimanale? Quante di queste potrebbero essere trasformate in semplici comunicazioni?

Dimmi cosa fai e ti dirò a quale riunione appartieni

Il costo delle riunioni, inteso come conseguenze significative, dovrebbe tenere conto anche delle diverse attitudini legate al ruolo che si ha all’interno di un gruppo di lavoro.

Paul Graham, uno dei fondatori dell’acceleratore Y Combinator, distingue due diverse necessità che si possono adattare anche ad altri contesti:

• dal punto di vista del manager: la giornata tipo di un manager è già predisposta per essere suddivisa a intervalli di un’ora;
• dal punto di vista di uno sviluppatore: generalmente il tempo viene usato ragionando in mezze giornate perché è davvero complicato basare la programmazione su unità di un’ora.

Queste differenze contano anche per le riunioni: incastrare mezz’ora o un’ora per un manager non è un grosso problema. Fare la stessa cosa con un creativo, uno scrittore o uno sviluppatore vuol dire portarlo fuori dal flusso di lavoro per molto più tempo.

Pinterest, ad esempio, per evitare di portare fuori flusso le persone, ha eliminato ogni tipo di riunione per tre giorni su cinque della settimana lavorativa. Nessun blocco dedicato alle riunioni nelle agende del martedì, mercoledì e giovedì.

“Man mano che Pinterest è cresciuto, abbiamo notato che anche il numero di riunioni è aumentato. Avere così tante riunioni frammenta fin troppo l’intera giornata di un ingegnere, rovinando i periodi di tempo ininterrotto necessari per sviluppare il software.”

Questa soluzione non risolverà tutti i problemi, ma migliora il cosiddetto “focus time“.

Il focus time si basa sull’idea di Cal Newport, autore di molti libri tra cui “Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World”. Per riassumere, un lavoro di alta qualità e ad alto rendimento richiede un tipo di concentrazione profonda, intensa e focalizzata distribuita su blocchi di tempo più lunghi.

E le video chiamate?

Lavoro da remoto dal 2016, ormai sono abituata a non fare più riunioni in ufficio, ma con la pandemia le video chiamate sono esplose diventando un vero e proprio incubo. Io, che mi ritengo una persona organizzata e che si occupa anche dell’organizzazione del modo di lavorare delle altre persone, non nascondo la difficoltà provata in questo periodo. Ho dovuto fare un lavoro enorme su di me per non perdere la bussola.

Purtroppo si ignora lo sfinimento che deriva dalle video chiamate e ci sono studi che dimostrano il perché di questo sfinimento.

Le persone sentono di dover fare uno sforzo in più per apparire interessate e l’intensa attenzione alle parole e alle espressioni del viso è estenuante.

L’incontro online aumenta il carico cognitivo perché mancano altri elementi utili come il contesto condiviso, la postura del corpo, i gesti o la distanza tra le persone. In una riunione in presenza, ci sono elementi che vengono elaborati automaticamente, mentre durante una video chiamata lo sforzo richiesto per elaborare certi aspetti richiede molta più energia.

Nelle video chiamate non ci sono stacchi o cambi di contesto. Si chiude Zoom e ci si ritrova davanti allo stesso computer, mentre il contesto tipico delle riunioni in ufficio aiuta a entrare nella giusta modalità. Il semplice cambio di ambiente aiuta.

Guardare il nostro viso è stressante, come anche aspettare che tutti si colleghino, che attivino l’audio o che non facciano rumore.

Cosa fare?

Anche per le video chiamate, può essere utile concentrarle in giorni specifici e chiedersi davvero se siano necessarie.

A volte una semplice telefonata può essere più immediata. Al telefono ci si deve concentrare solo sulla voce e si può camminare mentre si parla, azione che aiuta a pensare.

Come si migliora la comunicazione da remoto?

Ci sono alcune regole che hanno portato dei vantaggi nella gestione delle video chiamate:

• La riduzione della durata della riunione predefinita: da 60 minuti a 30 minuti.
• Il limite nel numero dei partecipanti.
• La diffusione di un programma prima della riunione.
• La condivisione degli obiettivi: quali risultati ci si aspetta di ottenere da una riunione.
• La chiarezza sulla durata della riunione: definire i punti e attribuire a ognuno un arco temporale preciso.
• Il rispetto dei tempi previsti (puntualità).
• Il finale anticipato: essere pronti a chiudere in anticipo se l’incontro non sta portando da nessuna parte.
• Il riepilogo delle conversazioni sincrone in modo che possano essere riprese dalle persone in modo asincrono.

Come si scrive un programma di una riunione?

Semplice! Seguendo uno schema militare…

In campo militare, un testo mal formattato può fare la differenza tra missione compiuta e fallimento totale.

Ed ecco che il BLUF è proprio quello che ci serve. Si tratta di un acronimo che sta per “bottom line up front” ed è nato in campo militare proprio per favorire la chiarezza nelle comunicazioni.

L’idea di base è semplice: mettere al primo posto i dettagli più importanti.

Senza prendere in giro o raccontare la storia infinita prima di arrivare al punto perché il tempo di tutti è prezioso.

Quindi, prima i dettagli e poi il contesto.

Il destinatario non deve leggere tutto il testo per capire solo in fondo cosa deve fare. In alto è utile riportare:

• scopo e motivo
• azione richiesta

Il BLUF dovrebbe rispondere rapidamente alle cinque W: chi, cosa, dove, quando e perché.

Per concludere

Come abbiamo visto, la risposta a “quanto costa una riunione?” non riguarda esclusivamente un importo economico, ma tantissimi altri fattori che incidono sulla qualità del lavoro e quindi sui risultati.

Nessun gruppo di lavoro o azienda può eliminare totalmente le riunioni: sono essenziali per favorire la collaborazione e per prendere decisioni critiche. Ma la maggior parte delle aziende può migliorare notevolmente la qualità delle riunioni che organizza iniziando a porsi le giuste domande.

P.S.: se vuoi usare un timer per gestire meglio le riunioni e rispettare i tempi, sul canale Telegram A Lume di Fare trovi uno strumento utile: https://t.me/alumedifare/822

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Debora Montoli – L’organizzatrice nerd che legge le istruzioni per te e migliora il tuo lavoro.

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