Debora | 19 agosto 2017 | organizzazione

Rendere le riunioni davvero utili

Come fare il punto della situazione senza perdere tempo tra riunioni infinite

Rientrando al lavoro, molte persone dovranno partecipare a diverse riunioni per fare il punto della situazione e riprendere le attività. Tra team, collaboratori, clienti e così via.

Uno degli aspetti messi in evidenza dai primi esiti del questionario online riguarda quelle attività che più fanno perdere tempo alle persone.

Tra i fattori più segnalati, insieme ad alcune attività prettamente tecniche, troviamo proprio le riunioni.

pianificare riunioni utili

Alzi la mano chi non è mai uscito da una riunione con un grosso punto di domanda sulla testa. Si passa dal non capire perché ci sia stato l’incontro al rimanere con più dubbi di prima.

Il peggio è quando non si capisce perché si debba proprio partecipare oppure quando si rischia di rimanere indietro con il lavoro saltando da una riunione all’altra.

obiettivi della riunione

La maggior parte delle volte quello che si potrebbe dire in venti minuti, viene diluito in diverse ore a causa di persone che arrivano in ritardo, problemi con le call, pessima preparazione degli argomenti se non addirittura inesistente, presenza di diverse persone che non sanno il perché della propria partecipazione.

Per quanto si cerchi di garantire un’utilità alle riunioni, purtroppo capita di trasformarle in una scusa per ritardare le decisioni, non ottenere nulla in concreto, non portare soluzioni di nessun tipo.

cosa succede in una riunione

Vediamo dei piccoli consigli da mettere in pratica per sfruttare nel modo più efficace possibile le riunioni ottimizzando tempo e risorse.

La preparazione è fondamentale

1. Elaborare un programma semplice suddividendo le aree più generiche in punti più piccoli e dettagliati. Non includere aree molto diverse nella stessa riunione (ad esempio area sales con area tecnica).

2. Definire i ruoli e i compiti dei partecipanti includendo solo le persone rilevanti rispetto all’argomento da trattare durante la riunione.

3. Definire lo scopo dell’incontro, se non c’è la necessità di prendere una decisione rispetto a un aspetto del lavoro, significa che non c’è proprio la necessità di fare la riunione. La “decisione” dovrebbe essere l’obiettivo da raggiungere.

4. Evidenziare le priorità e concentrarsi su quelle.

5. Indicare e rispettare i tempi assegnati per ogni argomento. Fare in modo che ci sia una persona che controlli lo svolgimento dei punti, le tempistiche e le persone coinvolte. Non lasciare che tutto avvenga casualmente.

6. Fare un riassunto di quanto affrontato e mandare gli aggiornamenti via email alle persone interessate.

7. Pianificare i prossimi obiettivi definendo scadenze e persone coinvolte. Quali saranno gli elementi d’azione? Cosa si farà di concreto? Definire le azioni e le persone direttamente collegate.

consigli

La ricetta perfetta per ottenere il meglio dalle riunioni non credo che esista. Ci sono tantissimi aspetti da poter provare e modellare a seconda del settore, delle persone, della realtà aziendale. Vale sempre la pena tentare, provare, verificare e correggere per raggiungere dei risultati concreti e rendere le riunioni utili.