Debora | 23 giugno 2018 | organizzazione

Sai gestire il tuo tempo?

Saper gestire bene il tempo a disposizione significa essere in grado di selezionare, organizzare, pianificare e portare a termine le cose che vanno meglio per noi e per il nostro lavoro eliminando il più possibile le cose dannose e che ci fanno perdere tempo.

Le abilità, le tecniche e gli strumenti per perfezionare la gestione del tempo arrivano con l’esperienza, la valutazione e l’analisi delle varie situazioni. Non c’entra il lavorare più duramente per “dominare” o sfruttare tutto il tempo a disposizione, in questo caso si corre il rischio di essere solo occupati.

“…Torre di controllo, aiuto, sto finendo l’aria dentro al serbatoio…”

Essere bravi nel gestire il tempo significa anche coltivare una certa pace interiore perché si riesce, per quanto è possibile, ad avere più controllo.

Significa non procrastinare, saper prendere decisioni, puntare sulla qualità e non sulla quantità. Significa essere più disciplinati senza trascurare sé stessi e la vita privata.

Le persone che hanno avuto più successo nel lavoro hanno sviluppato la capacità di selezionare le cose da fare eliminando quelle sbagliate, senza farsi travolgere e riuscendo a dire di no tempestivamente.

Scegli il tuo gruppo

Quale di questi due gruppi si avvicina al tuo modo di organizzarti?

Primo gruppo:
– Lavoro ad attività che hanno la massima priorità.
– Nel calendario riservo del tempo destinato alla programmazione e alla pianificazione.
– Nel calendario lascio dei buchi per gestire gli eventuali imprevisti.
– So quanto tempo riservare ad ogni attività.
– Parto definendo gli obiettivi per assegnare le giuste priorità.

Secondo gruppo:
– Arrivo sempre a ridosso delle scadenze concordate e spesso chiedo delle estensioni.
– Finisco le giornate lavorative distrutto non avendo chiaro che cosa ho fatto.
– Subisco sempre una quantità elevata di interruzioni.
– Non so mai da quale attività iniziare la giornata.
– Perdo tanto tempo nel gestire le comunicazioni.

Se fai parte del secondo gruppo, ecco una scaletta che può esserti utile:

  • Fissa gli obiettivi.
  • Stabilisci le priorità.
  • Organizza delle procedure.
  • Imposta alcune automazioni.
  • Costruisci collaborazioni.

Inizia definendo gli obiettivi da raggiungere. Leggi l’esempio di Warren Buffett su come stabilire le priorità.

Per raggiungere questi obiettivi, dovrai svolgere una serie di attività. Gestisci le cose da fare seguendo il metodo Kanban.

Prenditi dello spazio necessario per stabilire delle procedure che ti faranno risparmiare un sacco di tempo sul lungo periodo. Per procedure intendo avere pronti materiali, file ed elenchi da usare ad ogni occasione. Leggi come organizzare file e cartelle del tuo computer.

Qualche esempio:

– Imposta delle checklist per gestire progetti simili. In questo modo velocizzi le operazioni, non ti dimentichi pezzi, condividi e uniformi le informazioni con altre persone.

– Prepara dei template. Imposta dei modelli di carta intestata, presentazioni, post, email, pdf, newsletter… facilmente accessibili e riutilizzabili.

– Registra tutti gli stili che usi per ogni progetto. Per ogni cliente, brand o progetto, tieni traccia di come devono essere le immagini, i testi, i font, i colori, la formattazione, le regole, le procedure… Soprattutto se lavori in team.

Cerca di automatizzare attività ripetitive con IFTTT o ZAPIER.

Qualche esempio:

– Invia aggiornamenti automatici ogni volta che completi un task senza dover riscrivere tutto via email.

– Riporta in automatico le attività concluse in Google Sheets per fare velocemente report o per passare alla fatturazione.

– Assegna delle etichette particolari in Gmail per far aprire dei task in Todoist.

– Traccia in automatico le ore di lavoro in Google Calendar impostando la località.

– Aggiungi i nuovi iscritti in MailChimp anche nel CRM.

Ed infine collabora. Entra a contatto con diverse figure professionali, non solo per suddividere le cose da fare, ma anche per crescere professionalmente, scambiare idee e punti di vista ed imparare anche dagli altri.

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Autore: Debora Montoli – Libero la tua agenda da attività ripetitive lavorando da remoto come Assistente Virtuale.