Todoist, il “mai più senza” delle attività da svolgere

Come gestire liste, assegnare scadenze e priorità in pochissimo tempo e da ogni dispositivo

Ogni giorno uso uno strumento per tenere traccia delle attività da svolgere e, dopo averne provati tantissimi, ho scelto di focalizzarmi su Todoist.

Ha un’interfaccia minimalista senza distrazioni, posso usarlo da qualsiasi dispositivo, è veloce e molto semplice da usare.

Si accede in seguito alla registrazione, ha una versione gratuita con alcune limitazioni, una Premium e una Business per gruppi di lavoro.

Primo vantaggio: poter lavorare e seguire tutti i compiti da ovunque.

Mi sento di consigliarti questo strumento per migliorare la produttività, indipendentemente dal tuo lavoro. Si adatta a tutte le attività da svolgere, professionali ma anche personali.

Le impostazioni di base

Dopo essersi registrati, andando nelle impostazioni (dall’icona a forma di ingranaggio nell’angolo in alto a destra) è possibile definire:

– lingua, data, ora;

– la preferenza sulla ricezione delle notifiche: come (via mail, con le notifiche push del cellulare o tramite messaggi di testo) e con quale frequenza;

– le modalità di invio periodico dei promemoria via mail. Ad esempio, io mi trovo molto bene con l’invio del riassunto giornaliero, in pratica ogni mattina mi arriva la mail con l’elenco delle attività del giorno per avere una panoramica di quello che andrò a fare;

– la gestione dei pagamenti nell’eventuale passaggio alle versioni a pagamento;

– l’elenco dei backup giornalieri (creati automaticamente con la versione Premium), utili per poter ripristinare in qualsiasi momento una situazione precedente;

– la gestione delle integrazioni, ovvero come integrare altre applicazioni con Todoist. Per comodità, ho integrato il calendario di Google con Todoist, in questo modo ogni attività inserita in Todoist, risulta visibile istantaneamente anche in Google Calendar.

Motivazione sotto controllo

Per motivarti a portare a termine i task, c’è la funzione “Karma” che consente di monitorare la produttività nel tempo, visualizzare l’andamento giornaliero e settimanale, stabilire gli obiettivi definendo il numero di attività da completare giornalmente e settimanalmente e sfidare te stesso per continuare a essere più produttivo.

Si tratta di un sistema che permette di accumulare “punti” se si è regolari con lo svolgimento delle attività. Il punteggio diminuisce in presenza di attività scadute da più giorni.

Aggiunta delle attività

Dopo aver definito le impostazioni di base, non rimane altro da fare che gestire le attività.

Si può passare dalla visuale giornaliera a settimanale in ogni momento. Durante la giornata, mantengo la visualizzazione giornaliera per evitare distrazioni.

Se sei un’amante della carta stampata, c’è la funzione stampa per avere sulla scrivania la lista delle cose da fare.

Le attività possono essere inserite in diversi modi:
1. dal pulsante “+” nella barra orizzontale in alto;
2. premendo il tasto “Q” per aprire la finestra di inserimento;
3. direttamente in bacheca cliccando su “aggiungi attività”;
4. via email, selezionando l’opzione dal menù a tendina del progetto di riferimento e seguendo le indicazioni. L’oggetto dell’email diventerà la descrizione dell’attività e il messaggio verrà aggiunto come commento.

La forza di questo strumento, a mio avviso, è il riconoscimento automatico delle scadenze. Infatti, è sufficiente scrivere indicazioni come “ogni lunedì alle 12:00” per programmare un’attività ricorrente da svolgere ogni settimana con le impostazioni inserite.

In pratica, Todoist riconosce e aggiunge automaticamente la data di scadenza evidenziandola, in modo da velocizzare la creazione di attività. Nel caso non servisse, basta cliccare sulla parola evidenziata per togliere l’impostazione automatica.

Le attività portate a termine vanno spuntate per farle sparire dalla bacheca principale (andranno tra i task archiviati). Quando non si riesce a completare un task, basta trascinare la riga in un altro giorno oppure cambiare la scadenza.

Si possono creare sotto-attività e inserire commenti allegando immagini o file audio insieme al testo.

Catalogare le attività

Per catalogare meglio le attività, sono disponibili tre diversi segmenti:

1. i progetti: Todoist fornisce un elenco di progetti standard, ma è possibile crearne di nuovi, riorganizzarli e assegnare dei colori. Per applicare un progetto a un’attività, basta premere il tasto “#” e digitare o selezionare il nome dall’elenco proposto.
Se hai un’attività da svolgere, ma non hai ancora i dettagli sul progetto, Todoist permette di inserire il task nella Inbox per poi assegnare un progetto successivamente;

2. le etichette: permettono di assegnare altre voci alle attività per aumentare l’efficacia delle liste. Se, ad esempio, hai delle attività ferme, in attesa di eventi esterni, le etichette permettono di segnare queste note. Puoi creare delle etichette come “in attesa di approvazione”, “assegnato a Marco”, ecc. per sapere sempre a che punto sono i diversi lavori. Oppure puoi etichettare le attività a seconda dell’impegno richiesto, come “attività rapida” o “attività complicata”. O ancora, dividere le attività a seconda del contesto: si possono fare “offline” o necessariamente “online”.
Le etichette possono essere aggiunte velocemente digitando “@” nella descrizione dell’attività e selezionando il nome dall’elenco;

3. le priorità: a volte capita di esagerare con le attività previste per la giornata. Per svolgerle in ordine di importanza, Todoist permette di assegnare diversi livelli di priorità. Mettendo Priorità 1, l’attività rimarrà sempre in cima alla lista di cose da fare. Tra i punti indicati per essere più organizzati nel lavoro, vediamo come sia importante svolgere le attività più complicate subito all’inizio della giornata lavorativa. Assegnando le priorità, riesci a focalizzarti maggiormente sulle attività più importanti.
Assegnare la priorità è molto semplice, basta cliccare sulla bandierina della riga dell’attività e scegliere il grado oppure scrivere P1, P2, ecc. nella descrizione del task.

Caratteristiche aggiuntive

– La geolocalizzazione: è possibile attivare la funzione di promemoria di un’attività solo se ci si trova in un determinato posto;

– i modelli: se devi spostare o ricreare delle attività da un progetto all’altro, puoi usare la funzione esporta/importa modello per replicare in un secondo tutte le attività necessarie.

Se vuoi saperne di più, su YouTube ci sono tantissimi video che partono dalle basi di Todoist, eccone uno:

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Autore: Debora Montoli – Libero la tua agenda da attività ripetitive lavorando da remoto come Assistente Virtuale.