Trasforma la tua agenda: da un campo minato a un prato fiorito

Uno dei problemi principali delle agende è quello di essere piene di interruzioni. Proprio come scrive Eric Barker, l’autore di Barking Up the Wrong Tree:

«Molti di noi usano i calendari in modo sbagliato: non programmano il lavoro, ma solo le interruzioni. Le riunioni vengono programmate. Le telefonate vengono programmate. Gli appuntamenti vengono programmati. Sai cosa spesso non viene programmato? Il lavoro reale. Tutte le altre cose sono distrazioni, spesso riguardano il lavoro di altre persone e nonostante questo sono le prime cose che vengono segnate.»

Se non metti il lavoro effettivo in agenda rischi che vada in secondo piano rispetto a tutto il resto. Rischi di lavorare sempre in reazione a stimoli esterni e, non avendo nessun sistema, finirai in quello degli altri. Ma soprattutto, rischi di lavorare tantissimo su cose non fondamentali.

Che si tratti di un’agenda cartacea o digitale, la prima cosa da fare per renderla un prato fiorito è quella di darle una struttura. Le soluzioni sono tantissime e partiamo dalla gestione a blocchi.

Il time blocking è una tecnica di gestione del tempo descritta da Cal Newport, l’autore del libro “Deep Work – Concentrati al massimo. Quattro regole per ritrovare il focus sulle attività davvero importanti”. E si intende la creazione di specifici blocchi di tempo da riservare a ogni attività. Invece di completare le cose da fare ogni volta che si hanno degli spazi a disposizione, si pianifica in anticipo il tempo sull’agenda creando dei veri e propri blocchi con un inizio e una fine.

I vantaggi del time blocking

• costruire la giornata sulla base delle priorità
• dire di no alle non priorità avendo programmato in anticipo i blocchi di tempo sui quali mettere la tua attenzione
• imparare a fare stime più realistiche del tempo richiesto dalle attività per essere portate a termine (sbagli una volta, sbagli due, alla terza migliori)
• avere tutte le cose da fare in un unico posto e migliorare la visione generale della settimana
• definire i limiti necessari per non cadere nella legge di Parkinson: “Il lavoro si espande fino a riempire tutto il tempo a disposizione per completarlo”

Se non organizzi il tuo tempo, le attività si espanderanno fino a occuparlo tutto esaurendo in fretta le energie mentali.

Per farti un esempio, invece di accettare inviti alle riunioni in qualsiasi momento, dedica dei blocchi specifici agli incontri o alle videochiamate senza continuare a interrompere le giornate rischiando di mettere a dura prova anche la concentrazione a causa del lavoro frammentato.

Il fine è quello di riuscire a difendere dalle distrazioni e dalle interruzioni i blocchi di lavoro effettivo che ti aiuteranno a portare a termine le cose. L’agenda dovrà diventare la tua bussola quotidiana che ti aiuterà a tornare sul percorso giusto quando non riuscirai a rispettare quanto pianificato.

Anche le attività con un impatto minore vanno inserite in blocchi specifici perché, quando raggruppi compiti secondari, stai fissando dei limiti chiari mettendoci tutta la tua intenzionalità nello svolgere quanto richiesto. Senza invadere il resto del lavoro o inquinare gli altri blocchi di tempo.

Fai in modo di lasciare dei tempi vuoti (diciamo dei buffer) e di includere i blocchi proattivi e reattivi. I blocchi proattivi sono dedicati alle azioni che porti avanti con intenzionalità (le attività che vuoi svolgere o i progetti che stai portando avanti). I blocchi reattivi sono quelli che dedicherai alle influenze esterne come email, richieste dei colleghi o riunioni.

Ma come si riempiono i blocchi di tempo?

A seconda della natura del tuo lavoro, puoi impostare i blocchi di tempo seguendo diverse logiche:

• Sulla base dei clienti o dei progetti che segui, dividendo e segmentando le vari fasi.
• Sul concetto di batching, modalità che si verifica quando si raggruppano attività simili pianificando specifici blocchi di tempo da dedicare a una sola categoria (i blocchi da dedicare alla gestione delle email, alla fatturazione, alle riunioni, alla scrittura, alle commissioni…). È utile per limitare il cambio di contesto risparmiando tempo ed energia.
• Sul concetto di day theming, modalità molto difficile da mettere in pratica, ma che vale la pena considerare. Si tratta di una versione più estrema del batching e che prevede di dedicare un giorno intero a un tema specifico (un giorno per scrivere, un giorno per le attività amministrative, un giorno per i video…). Per il fondatore di Productivityist, Mike Vardy, dedicare ogni giorno a un singolo tema crea un modello affidabile di lavoro, limita il carico cognitivo del cambio di contesto e offre chiarezza mentale: «Mi permette di ottenere ciò di cui ho bisogno e che voglio realizzare senza vedere nello stesso giorno elementi di natura diversa. Di conseguenza, ho meno stanchezza decisionale e ho anche più energia.»

L’uso del colore nella gestione del tempo

Carta o digitale poco importa, in ogni caso l’uso ottimizzato dei colori aiuta a migliorare la comprensione e l’elaborazione delle informazioni. Dovremmo conservare quelle abitudini scolastiche che prevedono l’uso del colore come aiuto nell’apprendimento. Lo abbiamo visto con le copertine colorate di libri o quaderni, con le note colorate o con l’uso di diversi evidenziatori.

Nell’ambito professionale e in particolare con un’agenda, il Color Coding consiste nell’associare un colore a un argomento, a un’attività o a persone specifiche e mantenere queste associazioni costanti e coerenti nel tempo. Un colore usato sulla carta dovrà essere lo stesso che identificherà una cartella di Google Drive, un’etichetta di Gmail o una bandierina di Outlook.

In un’agenda l’uso dei colori si unisce perfettamente alla gestione a blocchi e, quindi, blocchi simili avranno lo stesso colore con il fine di migliorare l’impatto visivo.

Come combinare la gestione a blocchi, le agende e l’uso dei colori

Non esiste una sola risposta e la logica deve essere costruita in base alla natura del tuo lavoro. Per darti qualche spunto:

• Se lavori per diversi clienti, associa un colore a ogni cliente.
• Se curi diverse aree professionali, associa un colore per ogni area (scrittura, contabilità, consulenza…).
• Se hai un progetto principale che si compone di fasi diverse, usa i colori basandoti sull’intensità di energia e concentrazione richieste dai singoli compiti.
• Se condividi lo stesso calendario con più persone, associa un colore a ogni persona.
• Se usi un’agenda unica per ogni ambito della vita, associa un colore a ogni area (tempo sacro, sport, lavoro, eventi, viaggi…).

Se con un’agenda digitale hai difficoltà a mantenere quanto programmato, parti dalla carta. Un sistema cartaceo ti costringe a ricominciare ogni giorno, a riflettere sugli appuntamenti, a scarabocchiare le cose per cercare i migliori adattamenti.

È un processo per forza di cose più lento, ma la lentezza non è sempre una cosa negativa. Lo abbiamo visto nell’articolo sulle note e ne ho parlato anche ai PRO che ricevono gli approfondimenti settimanali sull’organizzazione digitale.

Alcune agende si adattano a:

• chi ama pianificare (e qui ci sarebbero due sottocategorie: la pianificazione semplice e la pianificazione per obiettivi)
• chi ha un’indole più creativa
• chi preferisce un mix dei due approcci

Prima di scegliere, le domande da farsi potrebbero essere:
“Che cosa voglio realizzare con il mio tempo?”
“Quanto spazio mi serve per ogni foglio?”

Questo perché le soluzioni possono riguardare:

• Pagine libere da schemi o riquadri: adatte a un uso più creativo e utili anche per prendere note o per realizzare mappe mentali.
• Pagine che presentano una struttura a calendario* mensile, settimanale o giornaliera (o un mix di queste tre aree).
• Pagine che presentano soluzioni miste, sezioni più schematiche e sezioni più libere.
• Pagine che presentano schemi utili per tracciare abitudini e perseguire obiettivi.

*Tra le soluzioni a calendario, ci sono agende che riportano date definite e altre che, invece, hanno una struttura a calendario “aperta” in cui le date devono essere completate manualmente.

I modelli da provare

1. Il diario di viaggio

Conosciuto anche con il termine Midori o Agenda del viaggiatore (o anche Traveller’s Notebook), è un modello versatile. Ha una copertina che può essere di pelle, similpelle, stoffa o altro materiale. Al centro sono fissati degli elastici in verticale che servono per tenere insieme più quaderni. Permette non solo di pianificare le attività, ma di arricchirne il contenuto in modo libero e creativo.

Per ispirazione cerca “Traveller’s Notebook” su Pinterest o guardate questi profili:

• abchobby
• kushi

Su Instagram trovo molto belle le creazioni di CreaTina (Notebook Custom by Tina).

2. Agende ricaricabili ad anelli

Modelli da riempire con diversi tipi di schede, calendari compresi.

3. Agende per il Bullet Journal

Il modello più famoso è forse il Leuchtturm1917 Bullet Journal ed è perfetto per le persone creative.

Qui di seguito un elenco di agende molto diffuse:

Per uso professionale e personale: la linea Filofax.

Per i genitori: la linea Life Planner di Erin Condren.

Per la famiglia: la Amy Knapp’s Family Organizer.

Per la produttività: la Full Focus Planner di Michael Hyatt.

Per l’organizzazione delle cose da fare: la struttura a “imbuto” della Planner Pad.

Per gli obiettivi: la linea Panda Planner.

Per la pianificazione: la linea Passion Planner.

Per motivarsi: la linea Mr. Wonderful.

E in più

La sezione Notebooks del sito pencils.com offre tantissimi modelli che puntano all’essenziale (e se ti piacciono le matite, il resto del sito ti stupirà).

Legami ha delle agende ben fatte, come anche la piattaforma di vendita Etsy che permette di trovare tantissimi profili di persone che realizzano prodotti di ogni tipo. Se cerchi ispirazione, Instagram è il posto giusto e puoi seguire l’hashtag #plannercommunity.

Se vuoi tenere traccia di quello che ti succede anno per anno, su Telegram abbiamo parlato del diario dei 5 anni e puoi iniziare a compilarlo da oggi scrivendo che organizzerai la tua agenda per renderla un prato fiorito.

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Debora Montoli – L’organizzatrice nerd che legge le istruzioni per te e migliora il tuo lavoro.

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Porta la tua organizzazione digitale a un livello PRO.
La mia missione è quella di farti diventare un drago e una dragonessa nel tuo modo di lavorare. Via email.
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