Trucchi e strumenti per essere più produttivi

L’importanza di alleggerire la mente per lavorare meglio

Non sono una persona particolarmente ordinata, ma ci sono momenti in cui il disordine mi dà particolarmente fastidio e sento proprio la necessità di dare una ripulita “organizzativa”.

Oltre a cestinare ricevute del 1998, mi piace leggere e provare diversi sistemi per essere più efficiente, produttiva e rimanere nel giusto stato emotivo per svolgere bene le attività.

Tutti gli articoli e i suggerimenti che leggo hanno in comune il cercare di organizzarsi per trascorrere meno tempo facendo le cose che si deve fare per avere più tempo per le cose che si vogliono fare.

La pianificazione è fondamentale, permette di avere una visione generale per poi riuscire a scegliere su cosa lavorare, su cosa focalizzare l’attenzione, con quali tempi e priorità.

Una visione di insieme libera la mente da tutte le distrazioni che le impediscono di lavorare bene. Potrà concentrarsi solo su quanto scelto senza preoccuparsi di gestire altre cose che sono già state incluse nel quadro generale.

Non esiste lo strumento perfetto per l’organizzazione.

Dipende dalla predisposizione di ogni persona, se si preferiscono soluzioni online, registrare la voce o prendere carta e penna. L’importante è che sia uno strumento che permetta di catturare e annotare quello che serve nel minor tempo possibile.

Ciò che conta è avere uno strumento che serva a organizzare tutte le idee, compiti, scadenze, insomma tutto quello che bisogna ricordare.

Dopo aver trovato la propria strada, i benefici saranno molti.

Meno tempo a pensare a cosa fare e più tempo effettivo a lavorare avendo tutto o quasi tutto ben definito.

Fondamentale è riservare del tempo, ogni settimana o ogni giorno, per controllare quanto riportato nello strumento usato e prendere i dovuti accorgimenti.

Il modo più facile per perdere tempo è quello di lavorare ciecamente o a casaccio senza considerare il quadro di insieme.

Per essere produttivi sia con i progetti personali che lavorativi, è utile portare fuori dalla propria testa ogni singolo pezzo. L’azione di scrivere, schematizzare, registrare un qualcosa, rende il tutto automaticamente più gestibile ed efficace per il semplice fatto di averlo riportato nero su bianco.

Vediamo sette trucchi per essere più produttivi

1. Prendere subito una decisione davanti a una richiesta o a un compito. Se la semplice decisione viene rimandata, ci si ritrova nel caos in pochissimo tempo.

2. Alleggerire le attività da fare che non si ha voglia di fare. Invece di continuare a pensare alle cose da fare e a come motivarsi, funziona di più dividere l’attività in piccoli blocchi iniziando da un blocco semplice per poi passare all’altro. In questo modo la pesantezza si sentirà meno, non si avrà la sensazione di fare quello che non si ha voglia di fare e quasi senza accorgersene si finirà il lavoro. Piccoli pezzi spaventano meno e sono più leggeri.

3. Aiutarsi con gli elenchi. Soprattutto per scrivere un articolo, una mail, una presentazione, è utile iniziare a scrivere solo i passi necessari a portare a termine l’attività. In seguito, riprendere ogni punto e suddividerlo in piccoli sottogruppi e aggiungere descrizioni, dettagli, pensieri o note a ogni sottogruppo. Un piccolo pezzo alla volta. Mentre si pensa a come e quando svolgere l’attività, in realtà la si sta già facendo.

4. Iniziare a lavorare subito appena ci si siede davanti al computer, come prima cosa e anche solo per poco tempo. Se si inizia la giornata in questo modo, quando il cervello non ce la fa a protestare perché ancora assonnato, sarà più semplice mantenere lo stesso ritmo per il resto del giorno. Al contrario, partendo dal vagare senza senso sui social, tra commenti e notizie che non servono all’attività da fare, renderà più complicato cominciare il lavoro perché il cervello si sarà abituato a un altro ritmo.

5. Fare delle pause vere. Staccare, fare pausa non significa andare sui social network o leggere le mail. Bisogna fare altro, passeggiare, fare esercizi, muoversi o svagarsi. E quando ci si rimette al lavoro, non lasciare niente al caso, prendere la lista e continuare con quanto pianificato.

6. Eliminare il più possibile le distrazioni. Torneremo su questo argomento perché molto vasto. Prima di tutto, avere le notifiche sempre attive potrà dare la sensazione di essere sempre sul pezzo, ma in realtà non renderà più produttivi. E anche i vari tab del browser o i programmi aperti, quanti ne tieni aperti contemporaneamente anche se non ti servono? È utile chiudere tutto quello che non serve a portare a termine un’attività. Niente andrà perso.

7. Uscire dall’ansia del voler controllare qualsiasi cosa o dalla paura di perdere delle informazioni importanti. Non succederà niente di catastrofico, anzi, si lavorerà meglio ottimizzando la produttività e abbassando lo stress.

E adesso passiamo agli strumenti

Ce ne sono di tutti i tipi, ma oggi te ne segnalo due in particolare. Uno per tenere sotto controllo le attività online e l’altro invece che combina la carta con l’online.

Io lavoro da remoto e ho una passione sfrenata per le applicazioni in generale, ma vuoi mettere la soddisfazione di appallottolare la carta quando hai finito le attività che ci sono scritte sopra?

L’obiettivo è sempre quello di tirare fuori dalla propria testa tutte le attività da fare per affrontarle meglio e alleggerire la mente.

Il rischio di tenere tutto a mente è quello di passare il tempo a gestire le attività che sembrano urgenti semplicemente perché ci passano davanti in un dato momento e dimenticarci così delle attività non immediate anche se più importanti.

1. Remember the milk
È uno ottimo strumento per gestire le attività, uno dei più completi che ho provato fino ad oggi. Puoi usarlo su ogni piattaforma gratuitamente oppure passare alla versione a pagamento per avere altre funzioni.

Vediamo cosa puoi fare con questa applicazione:

– inserire i task principali: puoi impostare diversi tipi di promemoria, assegnare il task a un’altra persona, posticipare la scadenza, assegnare dei tag specifici per facilitare la ricerca, inserire note e ulteriori informazioni, segnare il task come completato o incompleto;
– sottotask: ogni task può essere suddiviso a sua volta in sottotask per avere una maggiore gestione e affrontare piccoli pezzi di un lavoro;
– gestione delle cartelle: i task possono essere inseriti in specifiche cartelle per migliorare l’organizzazione.

Ad esempio potresti creare tre task principali, uno per le attività della giornata, uno con quelle settimanali o mensili e il terzo con gli obiettivi a lungo termine. Poi con i sottotask puoi sviluppare tutte le attività pratiche da svolgere impostando scadenze, priorità, tempistiche, ecc.

2. Bullet Journal
Ho scoperto da poco questo metodo di organizzazione delle attività, è un sistema da adattare alle proprie esigenze utile per registrare appuntamenti, scadenze o attività.

È una vera e propria disciplina e si basa sull’uso di un’agenda (o quaderno) sulla quale tracciare tutto quello che deve essere gestito.

Si tratta di scrivere azioni, impegni o semplici note in stili diversi e rispettando una pianificazione giornaliera, mensile o annuale.

Per qualsiasi strumento, ma in modo particolare per questo, è fondamentale riservare del tempo per rivedere quanto scritto e mettere dei simboli o indicazioni sulle attività portate a termine, quelle ancora da svolgere e quelle non più necessarie.

Scrivere a mano può sembrare una perdita di tempo, ma in realtà la lentezza, il pensare e scrivere aiuta tantissimo a migliorare la gestione dei compiti, chiarire le priorità e affrontare meglio il lavoro. Rallentare in fondo non è poi così sbagliato.

Se vuoi approfondire questa pratica ti segnalo:
– il video introduttivo
– la guida dal sito wikiHow su come impostare il proprio Bullet Journal

Questo procedimento può essere integrato con l’online. Ad esempio, l’applicazione Bullet Journal Companion, disponibile per iOS, permette di scannerizzare le pagine cartacee e organizzare così l’archivio digitale. È inoltre possibile gestire le scadenze delle revisioni per rivedere periodicamente quanto fatto.

E tu come gestisci le attività? Preferisci la carta o gli strumenti online?